Los menús desplegables de filtros han estado en Excel durante décadas, pero hay dos formas más rápidas de filtrar. Normalmente, selecciona una celda en sus datos, elige Datos, Filtro, abre el menú desplegable en el encabezado de una columna, desmarca Seleccionar todo y desplácese por una larga lista de valores, tratando de encontrar el elemento deseado.
Una forma más rápida es hacer clic en el cuadro de búsqueda y escribir suficientes caracteres para identificar de forma única su selección. Una vez que los únicos elementos visibles son (Seleccionar todos los resultados de búsqueda), Agregar selección actual al filtro y el cliente deseado, presione Entrar.
Pero la forma más rápida de filtrar provino de Microsoft Access. Microsoft Access inventó un concepto llamado Filtro por selección. Es simple: busque una celda que contenga el valor que desea y haga clic en Filtrar por selección. Los menús desplegables de filtro se activan y los datos se filtran al valor seleccionado. Nada puede ser más sencillo.
A partir de Excel 2007, puede hacer clic con el botón derecho en el valor deseado en la cuadrícula de la hoja de trabajo, elegir Filtro y luego elegir Por valor de celdas seleccionadas.
¿Adivina qué? El truco Filtrar por selección también está integrado en Excel, pero está oculto y mal etiquetado.
Así es como puede agregar esta función a su barra de herramientas de acceso rápido: Haga clic con el botón derecho en cualquier lugar de la cinta y seleccione Personalizar barra de herramientas de acceso rápido.
Hay dos cuadros de lista grandes en el diálogo. Sobre el cuadro de lista de la izquierda, abra el menú desplegable y cambie de Comandos populares a Comandos que no están en la cinta.
En el cuadro de lista de la izquierda, desplácese hasta el comando Autofiltro y elíjalo. Así es: el icono que hace Filtrar por selección está mal etiquetado como Autofiltro.
En el centro del cuadro de diálogo, haga clic en el botón Agregar >>. El icono de Autofiltro se mueve al cuadro de lista derecho, como se muestra a continuación. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.
A continuación se explica cómo utilizar el comando: Diga que desea ver todas las ventas de widgets de la región oeste. Primero, elija cualquier celda en la columna B que contenga Oeste. Haga clic en el icono de Autofiltro en la barra de herramientas de acceso rápido.
Excel activa los menús desplegables de filtro y elige automáticamente solo Oeste de la columna B.
A continuación, elija cualquier celda de la columna E que contenga Widget. Vuelva a hacer clic en el icono de Autofiltro.
Podrías continuar con este proceso. Por ejemplo, puede elegir una celda de Utilidades en la columna Sector y hacer clic en Autofiltro.
Precaución
Sería genial si pudiera realizar una selección múltiple de celdas antes de hacer clic en el icono de Autofiltro, pero esto no funciona. Si necesita ver las ventas de widgets y gadgets, puede usar Filtrar por selección para obtener widgets, pero luego debe usar el menú desplegable Filtro para agregar gadgets. Además: si está en una tabla Ctrl + T, no puede usar el icono de Autofiltro en la barra de herramientas de acceso rápido. Aún puede hacer clic con el botón derecho en una celda, elegir Filtro, Por valor de celdas seleccionadas.
¿Cómo puede ser que esta característica haya estado en Excel desde Excel 2003, pero Microsoft no la documenta? En realidad, nunca fue una característica oficial. La historia es que uno de los desarrolladores agregó la función para uso interno. En Excel 2003, ya había un icono de Autofiltro en la barra de herramientas estándar, por lo que nadie se molestaría en agregar el icono de Autofiltro aparentemente redundante.
Esta función se agregó al menú contextual de Excel 2007, pero con tres clics de profundidad: haga clic con el botón derecho en un valor, seleccione Filtrar y, a continuación, seleccione Filtrar por valor de celda seleccionada.
Gracias a Roger Govier, MVP de Excel, por señalar que aún puede usar el filtro por valor de celdas seleccionadas en una tabla Ctrl + T.
