Es esa época del año para comenzar a planificar el envío de su tarjeta navideña. Almacene sus direcciones en Excel y tiene dos métodos para producir etiquetas; ya sea usando la función Combinar correspondencia en Word o una macro personalizada en Excel.
Con cualquiera de los métodos, querrá comenzar con una lista en Excel. Debe tener una dirección por línea, organizada en columnas como se muestra aquí.
Método 1:
Uso de la combinación de correspondencia de Excel
- Guarde y cierre el archivo de Excel
- Abrir Microsoft Word
- En Word, seleccione Herramientas - Cartas y correspondencia - Asistente para combinar correspondencia
- Elija Etiquetas y elija Siguiente
- Se debe seleccionar Cambiar diseño de documento.
- En el paso 2, seleccione Opciones de etiqueta…. Para etiquetas estándar con 3 columnas de 10 etiquetas, elija Avery 5160.
- Elija Aceptar para seleccionar el tipo de etiqueta y verá un dibujo de las etiquetas en su pantalla.
- Elija siguiente: seleccione destinatarios
- Elija Usar una lista existente. Haga clic en el enlace para examinar …
- Cambie el tipo de archivo a "Archivos de Excel".
- Navegue y seleccione el archivo de Excel que guardó en el paso 1.
- Excel debe identificar que su tabla está en la Hoja 1. Asegúrese de marcar la casilla en la parte inferior izquierda para los encabezados de las columnas.
- De forma predeterminada, Excel selecciona todos los nombres. Puede desactivar algunos nombres aquí desmarcando esas filas. Cuando haya terminado de revisar la lista, elija Aceptar.
- Elija Siguiente para pasar a Organizar sus etiquetas
- Es hora de diseñar la primera etiqueta. Seleccione Más elementos.
- Se le dará una lista de campos en su archivo de Excel.
- En la lista, seleccione Nombre y presione Insertar. Seleccione el siguiente campo y presione Insertar, Repetir para cada campo. Cuando haya terminado de seleccionar campos, elija Cerrar.
- Verá todos sus campos en la primera etiqueta. Todos son una sola línea en este momento.
- Haga clic entre dos campos y presione enter para insertar un retorno de carro. Repita para cada campo. Tu etiqueta debería verse así:
- En el Panel de tareas, seleccione Actualizar todas las etiquetas.
- No se alarme de que Word haya agregado la etiqueta "Siguiente registro" a cada etiqueta.
- Elija Siguiente: Vista previa de sus etiquetas
- Las etiquetas estarán completas. Puede seleccionar Siguiente: Completar la combinación
Guau. 23 pasos. Eso es loco.
Método 2:
Utilice Excel VBA
Usando las técnicas descritas en VBA y Macros Microsoft Excel 2016, desarrollé una macro que utilizo para imprimir etiquetas Avery 5160 desde Excel.
- Abre Excel. En el menú, seleccione Herramientas - Macro - Seguridad y baje el nivel a Medio.
- Descarga el archivo comprimido .
- Descomprima y abra LabelMacro.xls. Si se le pregunta acerca de las macros, elija Activar.
- Hay cuatro columnas para los datos en la hoja de trabajo de la base de datos.
- Abra el archivo Addresses.xls. Resalte su rango de datos y Ctrl + c para Copiar.
- Alt + Tab para volver al archivo LabelMacro.xls. Coloque el puntero de la celda en A2 y Ctrl + V para pegar.
- Con el mouse, presione el botón en D1.
- La macro copiará y formateará los datos en la hoja de trabajo de Etiquetas. Vista previa de impresión e impresión.
Resumen
Las tarjetas navideñas serán muy fáciles con cualquier método. Ahora, si hubiera alguna forma de que Excel pudiera hornear las cookies navideñas … Para obtener una comprensión profunda de VBA, consulte VBA y Macros Microsoft Excel 2016.
