Mucha gente intenta utilizar Excel como base de datos. Si bien puede funcionar como una base de datos, algunas de las tareas que serían muy fáciles en un programa de base de datos son bastante complejas en Excel. Una de estas tareas es hacer coincidir dos listas basadas en un campo común; esto se puede lograr fácilmente usando Excel VLOOKUP. Encontrará que la función BUSCARV es extremadamente útil, así que vea un ejemplo de cuándo y cómo usar esta función a continuación.
Digamos que su agencia de viajes le envía un informe de fin de mes de todos los lugares a los que han viajado sus empleados. El informe utiliza códigos de aeropuerto en lugar de nombres de ciudades. Sería útil si pudiera ingresar fácilmente el nombre real de la ciudad en lugar de solo el código.
En Internet, busca e importa una lista que muestra el nombre de la ciudad para cada código de aeropuerto.
Pero, ¿cómo se obtiene esta información en cada registro del informe?
- Utilice la función BUSCARV. VLOOKUP son las siglas de “Vertical Lookup”. Se puede usar en cualquier momento que tenga una lista de datos con el campo clave en la columna más a la izquierda.
- Empiece a escribir la función
=VLOOKUP(. Escriba Ctrl + A para obtener ayuda con la función. - VLOOKUP necesita cuatro parámetros. Primero está el código de la ciudad en el informe original. En este ejemplo, esa sería la celda D4
- El siguiente parámetro es el rango con su tabla de búsqueda. Resalte el rango. Asegúrese de usar F4 para que el rango sea absoluto. (Una referencia absoluta tiene un signo de dólar antes del número de columna y del número de fila. Cuando se copia la fórmula, la referencia seguirá apuntando hacia I3: J351.
- El tercer parámetro le dice a Excel en qué columna se encuentra el nombre de la ciudad. En el rango de I3: J351, el nombre de la ciudad está en la columna 2. Ingrese un 2 para este parámetro.
- El cuarto parámetro le dice a Excel si una coincidencia “cercana” está bien. En este caso, no lo es, así que ingrese Falso.
- Haga clic en Aceptar para completar la fórmula. Arrastre el controlador de relleno para copiar la fórmula hacia abajo.
- Debido a que ingresó fórmulas absolutas con cuidado, puede copiar la columna E a la columna D para obtener la ciudad de destino. En este caso, todas las salidas son desde el Aeropuerto Internacional Pearson de Toronto.
Si bien este ejemplo funcionó perfectamente, cuando los espectadores usan VLOOKUP, generalmente significa que están haciendo coincidir listas que provienen de diferentes fuentes. Cuando las listas provienen de diferentes fuentes, siempre puede haber diferencias sutiles que hacen que las listas sean difíciles de igualar. A continuación, se muestran tres ejemplos de lo que puede salir mal y cómo corregirlo.
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Una lista tiene guiones y la otra no. Utilice la
=SUBSTITUTE()función para eliminar los guiones. La primera vez que intente VLOOKUP, obtendrá errores N / A.Para eliminar los guiones con una fórmula, use la fórmula SUSTITUIR. Utilice 3 argumentos. El primer argumento es la celda que contiene el valor. El siguiente argumento es el texto que le gustaría cambiar. El argumento final es el texto de reemplazo. En este caso, desea cambiar los guiones a nada, por lo que la fórmula es
=SUBSTITUTE(A4,"-","").Puede ajustar esa función en VLOOKUP para obtener la descripción.
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Este es sutil, pero muy común. Una lista tiene un espacio en blanco al final de la entrada. Utilice = TRIM () para eliminar el exceso de espacios. Cuando ingresa inicialmente la fórmula, encuentra que todas las respuestas son errores N / A. Sabe con certeza que los valores están en la lista y que todo se ve bien con la fórmula.
Una cosa estándar para verificar es moverse a la celda con el valor de búsqueda. Presione F2 para poner la celda en modo de edición. Una vez en el modo de edición, puede ver que el cursor está ubicado a un espacio de la letra final. Esto indica que hay un espacio final en la entrada.
Para resolver el problema, use la función TRIM.
=TRIM(D4)eliminará los espacios iniciales, los espacios finales y reemplazará los espacios dobles internos con un solo espacio. En este caso, TRIM funciona perfectamente para eliminar el espacio final.=VLOOKUP(TRIM(D4),$I$3:$J$351,2,FALSE)es la fórmula. -
Mencioné un consejo adicional en las notas del programa: cómo reemplazar el resultado # N / A de los valores faltantes con un espacio en blanco. Si su valor de búsqueda no está en la tabla de búsqueda, BUSCARV devolverá un error N / A.
Esta fórmula usa la
=ISNA()función para detectar si el resultado de la fórmula es un error N / A. Si recibe el error, el segundo argumento de la función SI le indicará a Excel que introduzca el texto que desee.=IF(ISNA(VLOOKUP(D4,$I$3:$J$351,2,FALSE)),"Invalid Code",VLOOKUP(D4,$I$3:$J$351,2,FALSE))
BUSCARV le permite ahorrar tiempo al hacer coincidir listas de datos. Tómese el tiempo para aprender el uso básico y podrá realizar tareas mucho más poderosas en Excel.
