Para probar este consejo en su propia computadora, descargue y descomprima CFH249.zip.
Muchas veces, estamos creando hojas de cálculo para que otras personas las completen. Si esas otras personas no miran Call for Help, es posible que no sean tan hábiles con las hojas de cálculo como usted. Estas personas pueden encontrar formas inusuales de ingresar el tipo incorrecto de datos: ingresar texto donde espera números o escribir regiones de manera incorrecta. Utilice las funciones de validación de datos de Excel para controlar lo que se puede ingresar en su hoja de cálculo.
De forma predeterminada, cada celda en Excel está configurada para permitir cualquier valor. Puede usar el cuadro de diálogo Datos - Validación para controlar qué valores pueden ingresar las personas en una celda.
Configure una celda para permitir números enteros entre 1 y 50
En la hoja de trabajo a continuación, desea limitar la celda B1 para aceptar solo números enteros entre 1 y 50.
Seleccione la celda B1. En el menú de Excel, seleccione Datos - Validación.
Inicialmente, el cuadro de diálogo Validación de datos muestra que la celda está configurada para permitir Cualquier valor.
En el menú desplegable Permitir, elija Número entero.
Después de elegir Número entero, el cuadro de diálogo cambia para mostrar un valor mínimo y máximo. Ingrese 1 y 50 aquí.
En el cuadro de diálogo Validación de datos, elija la pestaña Mensaje de entrada. Los valores de esta página aparecerán en una información sobre herramientas que aparecerá cada vez que alguien seleccione la celda. Ingrese un título y algo de texto para guiar a la persona que usa la hoja de trabajo.
En la pestaña Alerta de error, ingrese un mensaje de error que se mostrará si alguien ingresa un valor incorrecto.
Elija Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.
Cuando alguien mueva el puntero de celda a la celda B1, aparecerá una información sobre herramientas con su texto desde la pestaña Mensaje de entrada.
Si intentan ingresar un valor incorrecto, Excel presenta su mensaje de error.
Una vez que ingresan un valor incorrecto, deben ingresar el valor correcto o presionar la tecla Esc para salir del mensaje de error. Presionar Esc borrará la entrada en B1.
Detalles adicionales
Tienes cierto control sobre cuán viligant Excel será. Odio cuando las máquinas intentan fingir que son más inteligentes que yo. ¿Y si algún día tu empresa ha crecido y realmente es válido tener un representante # 51? Si cambia el estilo de Detener a Advertencia, Excel desalentará a la persona de ingresar 51, pero lo permitirá. Aquí está la pestaña Alerta de error:
El mensaje de error resultante tiene un botón predeterminado que indica que el resultado debe cambiarse. La persona que usa la hoja de trabajo puede elegir Sí para permitir la entrada de 51.
Si cambia el estilo de error a Información, la persona recibe una alerta de que ingresó un valor inesperado, pero el cuadro de mensaje está predeterminado en Aceptar para permitirle mantener el valor incorrecto. En este caso, puede utilizar un mensaje como este.
Ingrese un valor incorrecto y el mensaje de error le permitirá aceptar el valor incorrecto con solo presionar Enter para seleccionar el botón predeterminado de OK.
Usar la validación para crear un menú desplegable
Si permite que las personas escriban en una región, pronto descubrirá que hay una docena de formas de ingresar a "Australia Occidental". Sería mejor permitir que las personas seleccionen de un menú desplegable de valores válidos. Esto es muy fácil de configurar.
Primero, vaya a un lugar apartado de la hoja de trabajo y escriba su lista de regiones válidas.
Seleccione la celda que debería tener el menú desplegable. En el menú, seleccione Datos - Validación. Cambie cualquier valor a Lista. En el cuadro de texto Fuente, seleccione el rango que contiene su lista. Deje seleccionado In Cell Dropdown.
El resultado: cada vez que se selecciona la celda, aparecerá una flecha desplegable y su lista estará disponible.
Detalles adicionales
Es posible que desee mover la lista a otra hoja de trabajo para que no se elimine accidentalmente. Técnicamente, Microsoft dice que esto no está permitido. Sin embargo, hay una solución. Escriba la lista en otra hoja de trabajo. Asigne un nombre de rango (Insertar - Nombre - Definir) a ese rango.
En la hoja de trabajo original, configure la validación. En el cuadro Lista, ingrese un signo igual y luego el nombre del rango en la otra hoja de trabajo.
Agregar información sobre herramientas a las celdas
Un uso interesante de Validación es configurar mensajes de entrada para una celda mientras deja en blanco las otras pestañas del diálogo de validación de datos. De esta manera, el programa aceptará cualquier valor sin un mensaje de error, pero cuando alguien mueva el puntero de celda a una celda, verá una información sobre herramientas que lo guiará con los valores esperados.
