Los auditores forenses pueden usar Excel para revisar rápidamente cientos de miles de registros para encontrar transacciones sospechosas. En este segmento, veremos algunos de esos métodos.
Caso 1:
Direcciones de proveedores frente a direcciones de empleados
Utilice una función COINCIDIR para comparar la parte numérica de la dirección postal de los registros de sus empleados con la parte numérica de la dirección postal de sus proveedores. ¿Existe alguna posibilidad de que algunos empleados también estén vendiendo servicios a la empresa?
- Comience con una lista de proveedores y una lista de empleados.
- Una fórmula como
=LEFT(B2,7)aislará la parte numérica de la dirección de la calle y las primeras letras del nombre de la calle.
- Cree una fórmula similar para aislar la misma parte de las direcciones de los proveedores.
- La función COINCIDIR buscará la parte de la dirección en C2 e intentará encontrar una coincidencia en las partes del proveedor en H2: H78. Si se encuentra una coincidencia, el resultado le dirá el número de fila relativo donde se encuentra la coincidencia. Cuando no se encuentra ninguna coincidencia, se devolverá el # N / A.
- Cualquier resultado en la columna COINCIDIR que no sea # N / A son situaciones potenciales en las que un empleado también factura a la empresa como proveedor. Ordene de forma ascendente por la columna COINCIDIR y los registros de problemas aparecerán en la parte superior.
Caso 2:
Cambios inusuales en la base de datos de proveedores
Una empresa tiene 5000 proveedores. Usaremos un gráfico de dispersión para encontrar visualmente los 20 proveedores que deben ser auditados.
- Obtenga una lista de identificación de proveedor, recuento de facturas y monto total de la factura para este año.
- Obtenga una lista de ID de proveedor, recuento de facturas, monto total de la factura del año anterior.
- Utilice BUSCARV para hacer coincidir estas listas con cinco columnas de datos:
- Agregue nuevas columnas para Count Delta y Amount Delta:
- Seleccione los datos en H5: G5000. Inserte un gráfico de dispersión (XY). La mayoría de los resultados se agruparán en el medio. Está interesado en los valores atípicos. Comience con los proveedores en el área encuadrada; enviaron menos facturas por mucho más dólares totales:
Nota
Para encontrar el proveedor asociado con un punto, coloque el cursor sobre el punto. Excel le dirá el delta de recuento y el delta de cantidad que debe encontrar en el conjunto de datos original.
Caso 3:
Usar una tabla dinámica para profundizar
En este caso, echamos un vistazo a las facturas y las cuentas por cobrar. A través de varios desgloses de los datos, descubra qué dos analistas de cuentas por cobrar pasan los viernes por la tarde en el bar en lugar de trabajar.
- Empecé con dos conjuntos de datos. El primero son los datos de la factura, la factura, la fecha, el cliente, el monto.
- Los siguientes datos son Factura, Fecha de recibo, Monto recibido, Nombre del representante de deudores
- Calcule una columna de Días para pagar. Esta es la Fecha de recepción - Fecha de la factura. Formatee el resultado como un número en lugar de una fecha.
- Calcule el día de la semana. Esto es
=TEXT(ReceiptDate,"dddd") - Elija una celda del conjunto de datos. Usar datos: tabla dinámica (Excel 97-2003) o Insertar: tabla dinámica (Excel 2007)
- La primera tabla dinámica tenía Días para pagar por debajo del tamaño. Haga clic con el botón derecho en un valor y elija Agrupar y Mostrar detalle - Grupo. Agrupar por cubos de 30 días.
- Mueva Días para pagar al área de la columna. Coloque a los clientes en el área de la fila. Ponga Ingresos en el área de datos. Ahora puede ver qué clientes tardan en pagar.
- Quite Days to Pay y coloque Weekday en el área de la columna. Quite el cliente y ponga Rep en el área de la fila. Ahora puede ver las cantidades recibidas por día de la semana.
- Elija una celda en el área de datos. Haga clic en el botón Configuración de campo (en la barra de herramientas de la tabla dinámica en Excel 97-2003 o en la pestaña Opciones en Excel 2007).
- En Excel 97-2003, haga clic en Más. En Excel 2007, haga clic en la pestaña Mostrar valores como. Elija% de fila.
- El resultado: Bob y Sonia parecen procesar muchas menos facturas el viernes que los demás. Pase por su oficina el viernes por la tarde para ver si (a) realmente están trabajando y (b) si hay una pila de cheques sin procesar colgando en el cajón de su escritorio hasta el viernes.
