Para probar este consejo en su propia computadora, descargue y descomprima CFH277.zip.
¿Eres responsable de gestionar una fuerza de ventas? Cree un informe del empleado del día para reconocer y recompensar a los mejores representantes de ventas.
El sistema informático en funcionamiento probablemente pueda producir un informe de texto aburrido que muestre quién vendió qué ayer. Conozco una empresa que envía esta lista por fax a cada ubicación y está publicada en el tablón de anuncios de la trastienda. Pero, en realidad, es solo una lista aburrida con 120 nombres enumerados en orden alfabético. Sin gloria. No es fácil ver quién lo está haciendo mejor.
Podemos usar Excel para convertir esto en un informe deslumbrante que reconozca a los cinco principales vendedores de ayer.
Aquí están los datos del informe actual. Enumera a los representantes de ventas sin ningún orden en particular con sus cifras de ventas del día anterior. Este informe lo genera su sistema de ventas y se coloca en su servidor todos los días.
El informe anterior será sobrescrito cada día por el sistema de ventas. Entonces, comience con una hoja de trabajo en blanco y cree fórmulas de enlaces externos para obtener los datos actuales de la hoja de trabajo de ventas. Para construir la fórmula que se muestra a continuación, debe seguir estos pasos.
- Tener abierto el informe de ventas
- Abrir un libro en blanco
- En la celda B2, escriba un signo igual.
- Utilice el menú Ventana. Elija el informe de ventas en el menú Ventana. En el informe de ventas, use el mouse para tocar la celda B2. Excel creará una fórmula que se refiere a $ A $ 2. Escriba la tecla F4 tres veces para eliminar todos los signos de dólar. Copie la fórmula de A2 hacia abajo para muchas filas. Debe copiarlo lo suficiente como para cubrir sus representantes de ventas actuales y más filas para futuros representantes.
Repita esos pasos en la columna C para crear una fórmula para captar las ventas netas.
En la columna A, use la =RANKfunción para obtener el rango de las ventas de esta fila entre todas las ventas.
Nota
La función RANK se comporta de forma extraña con los vínculos. Si hay un empate por el tercer lugar, ambos registros recibirán un 3. Ningún registro recibirá un 4. Si bien esto es técnicamente correcto, este comportamiento hará que las BUSCARV fallen. Modifique la fórmula que se muestra arriba para que sea:
=RANK(C2,$C$2:$C$64)+COUNTIF(C$1:C1,C2)
A la derecha, escriba los números del 1 al 5.
A la derecha de los números, use una fórmula VLOOKUP para devolver el nombre del representante de ventas y las ventas.
Agregue una nueva hoja de trabajo. Utilice WordArt y ClipArt para hacer un informe atractivo. La fórmula en A9 es ="For "&Text(TODAY()-1,"mmmm d, yyyy"). Seleccione las celdas C20: I20. En el menú, seleccione Formato - Celdas - Alineación. Elija la opción para Combinar celdas. Las fórmulas en C20: C24 apuntan al rango de la hoja de trabajo con las fórmulas VLOOKUP.
Este atractivo informe se puede colgar a diario en el tablón de anuncios de los empleados.
