Nota
Katie Sullivan es directora de proyectos del equipo de Microsoft Word. Para este consejo, le entrego el podio a Katie.
Si bien los fanáticos de Excel a veces se burlan de que Word y PowerPoint son aplicaciones gratuitas que vienen con Excel, hay ocasiones en las que Microsoft Word ofrece una función que Excel no ofrece. En esos casos, tiene sentido copiar sus datos de Excel, pegarlos en Word, ejecutar el comando y luego volver a copiarlos en Excel. A continuación se muestran algunos ejemplos de técnicas que se manejan mejor en Word que en Excel.
Técnica 1: convertir a superior, inferior, adecuado
Si tiene que convertir de mayúsculas a minúsculas o el caso adecuado, Word tiene un atajo de teclas. Copie los datos en Word y cambie el caso usando Shift + F3.
Técnica 2: agregar viñetas
Si desea agregar viñetas a las celdas de Excel, es mucho más fácil en Word que en Excel. Copie las celdas en Word y aplique un estilo de viñeta. Copie de Word y vuelva a pegar en Excel. Puede que tenga que utilizar el icono Reducir sangría varias veces.
Propina
Si tiene un rango de celdas que contienen texto, seleccione el rango y presione Ctrl + 1 para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas. Luego, en la pestaña Número, elija Personalizado de la lista de la izquierda. Haga clic en el cuadro Tipo y borre lo que esté allí. Mantenga presionada la tecla alt = "" mientras presiona el 7 en el teclado numérico. Debería aparecer una bala. Escriba un espacio y luego una @.
Técnica 3: Visualizar y colorear fórmulas
Si tiene una fórmula enormemente larga, digamos una con 10 declaraciones IF anidadas, puede pegar en Word y usar colores y Shift + Enter para espaciar la fórmula para ayudar a darle sentido. (Una refutación del equipo de Excel: puede expandir la barra de fórmulas y usar Alt + Enter para dividir una fórmula en muchas líneas. O puede usar el excelente complemento RefTreeAnalyser de Jan Karel Pieterse.
Técnica 4: SmartArt más rápido
Word ofrece la opción Convertir texto a SmartArt. Si bien Excel también ofrece SmartArt, no es muy útil porque tiene que copiar las entradas una a la vez en el panel SmartArt.
Técnica 5: Extraer datos de un PDF
Digamos que alguien tiene un libro de Excel y lo guarda como PDF. Te lo envían. Esto es molesto y claramente no quieren que reutilices los datos. Si abre el PDF en Acrobat Reader, copia los datos y los pega en Excel, se desenrollará en una sola columna. Pero aquí está el secreto: primero pegue esos datos en Word. Las filas y columnas se pegarán correctamente. Luego puede copiar de Word y pegar nuevamente en Excel. (Si está atascado en una versión de Office anterior a 2013, le recomiendo Able2Extract).
Los datos originales se muestran a la izquierda a continuación, y puede ver a la derecha y cómo se ve cuando pega directamente desde PDF a Excel. Puede ver que los datos se "desenrollan", con B1: C1 yendo a A2: A3 y así sucesivamente.
Pegue esos mismos datos en Word.
Copie desde Word y péguelo en Excel.
Los datos permanecen en el orden original. Puede anular la aplicación de Word Wrap y ajustar el ancho de las columnas para volver a los datos originales.
Técnica 6: Cambiar el formato de las palabras dentro de Excel
Si tiene oraciones de texto en Excel, es posible seleccionar una palabra en el modo de edición y cambiar el color de esa palabra. Pero cambiar globalmente el color de todas las apariciones de la palabra en Excel es tedioso. En su lugar, pegue los datos en Word y presione Ctrl + H. Cambie de perro a perro. Haga clic en Más >> y luego elija Formato, Fuente. Elija rojo. Haga clic en Reemplazar todo.
Copie de Word y vuelva a pegar en Excel. La siguiente figura muestra con qué terminas.
Técnica 7: Reemplazar manteniendo el formato de caracteres
Word también maneja un problema similar: reemplazar texto pero dejar el formato de texto como está. A continuación se muestra una encuesta sobre la mejor mascota. Alguien ha resaltado ciertas palabras en el texto.
Use Ctrl + H para buscar y reemplazar, como se muestra a la izquierda. Cuando usa Reemplazar todo, si se cambió una oración, se perderán los formatos en la celda. En la figura siguiente, el tachado permanece en la primera fila porque esa fila no tenía una ocurrencia de la palabra cachorro y por lo tanto no se cambió.
Para mantener el formato en el texto original, cópielo en Word. Realice el reemplazo en Word. Copie de Word y vuelva a pegar en Excel.
Gracias a Katie Sullivan (directora de proyecto del equipo de Word) por contribuir con este consejo. Katie claramente prefiere los perros a los gatos. Gracias a Glenna Shaw y Oz du Soleil por aportar ideas a este consejo.
