Combinar correspondencia a PDF desde Excel - Noticias

El 1 de enero de 2018, el salario mínimo en la ciudad de Nueva York aumenta a $ 13.50. Esto significa que se deben enviar a los trabajadores millones de copias del formulario LS 54S o del formulario LS54 - Aviso y reconocimiento de la tarifa de pago. El estado de Nueva York proporciona una copia en blanco de este formulario como PDF protegido con contraseña. ¿Cómo puede utilizar Excel para preparar cientos de estos documentos para sus empleados?

Si bien el proceso para realizar una combinación de correspondencia de Excel a Word se ha documentado en (https://www.youtube.com/watch?v=2QPxSMDk0ug), ¿puede hacer una combinación de correspondencia de Excel a un PDF?

¡Me sorprendió que la mejor solución para este proceso sea usar Adobe InDesign! Pero primero, permítanme recapitular mis dos intentos fallidos:

• Intento fallido 1: intenté replicar el formulario LS54 en Excel usando una serie de recortes de pantalla para envolver las celdas que contendrían los campos en Excel. Esto tomó una eternidad, y cuando se imprimió, los recortes de pantalla se veían horribles.

  

• Intento fallido 2: utilice Adobe Acrobat. Pensaría que la versión completa de Acrobat ofrecería una forma de completar un formulario mediante una combinación de correspondencia. Hay una opción de Importar datos en Herramientas, Formularios, Más opciones de formulario. Perdí el tiempo para agregar campos al PDF, importé la hoja de cálculo y luego me decepcionó descubrir que solo podía completar un formulario a la vez. Elija Fila 2 y podría imprimir el primer empleado. Pero luego tendría que elegir Fila 3, Imprimir, Elegir Fila 4, Imprimir, Fila 5, Imprimir, y esto nunca funcionará para 750 empleados.

  

Resolver el problema con Adobe InDesign

¡Aquí en, publicamos libros bajo la Santa Macro! Impresión de libros. Nos suscribimos a la suite Adobe Creative Cloud, que nos brinda Photoshop, Lightroom, Acrobat y algo llamado InDesign. Compruebe en su empresa, es probable que alguien en sus departamentos de marketing o creativos ya tenga una suscripción a Adobe Indesign.

Pude resolver el problema en menos de una hora usando InDesign. He documentado los pasos aquí para simplificar su proceso.

• Parte 1: convertir el PDF protegido con contraseña en un gráfico

  1. Descargue el formulario LS54S de labor.ny.gov en el formulario LS54S
  2. (Opcional) Maldición en el estado por proteger con contraseña el PDF
  3. Convierte el PDF en una imagen. Si tiene Acrobat, use Archivo, Exportar a, Imagen, JPEG.webp. Si no lo hace, puede utilizar la herramienta Recortes en Windows para capturar el formulario. Solo asegúrese de que Acrobat Reader muestre el formulario al 100%.

• Parte 2: crear el documento en InDesign

  4. Abra Adobe InDesign. Elija Archivo, Nuevo, Documento. El primer paso en el cuadro de diálogo Nuevo documento es hacer clic en el segundo icono en Orientación para hacer que su documento sea horizontal. Cambie las Unidades a Pulgadas, Ancho a 11, Alto a 8.5. Cambie el margen superior a 0 e InDesign hará que todos los márgenes sean 0.

     
  5. Haga doble clic en el lado derecho de A-Master en el Panel de páginas

  6. Desde el Explorador de Windows, arrastre el JPG.webp del paso 3 y suéltelo en el Tablero de Pegado que está fuera de la Página Maestra. Si es nuevo en InDesign, pensaría que debería arrastrar y soltar la imagen * dentro de la página *, pero eso sería incorrecto. Estoy compartiendo un truco que aprendí de Anne Marie “Her Geekness” Concepcion. Si alguna vez necesita convertirse en un maestro en InDesign, debe contratar a Anne Marie. Cuando suelta la imagen en la página maestra, no puede acceder a los controles de cambio de tamaño. En su lugar, suelte la imagen justo fuera de la página maestra. Ahora tiene acceso a los controladores de cambio de tamaño. Cambie el tamaño del documento para que se ajuste a la página manteniendo presionada la tecla Mayús mientras arrastra hacia abajo el controlador de cambio de tamaño superior izquierdo. Una vez que el documento sea un poco más pequeño que la página, arrástrelo sobre la página maestra del lado derecho. ¡No se asuste si ha cortado la mitad del texto!

     
  7. Presiona mi atajo de teclado favorito de todos los tiempos: Ctrl + alt = "" + Shift + E. Esto hará que toda la imagen quepa dentro del marco recién redimensionado. Conozco docenas de teclas de método abreviado en Excel. Solo conozco dos teclas de método abreviado en InDesign y Ctrl + alt = "" + Shift + E es una de ellas. ¡Me intimida por completo que InDesign posiblemente tenga otras 25 teclas de método abreviado como Ctrl + alt = "" + Shift + A a Ctrl + alt = "" + Shift + Z!

• Parte 3: Complete los campos fijos

  Hay algunos campos en el formulario que serán los mismos para todos los empleados. Por ejemplo, el nombre de la empresa puede ser el mismo para todos. Así es como se agrega texto a la página maestra en InDesign.

  8. Presione la tecla F para iniciar el modo Cuadro. Con el mouse, dibuje un rectángulo donde desea que aparezca el texto fijo. Inicialmente, este marco tendrá una X a través de él.

     
  9. Haz clic derecho en tu marco recién dibujado. En la mitad del menú contextual largo, elija Contexto, Texto.
  10. Presione la tecla T para ingresar al modo de ingreso de texto

  11. Haga clic dentro del cuadro y escriba el texto fijo. Si necesita cambiar la fuente, seleccione el texto y use el icono "A" sobre su pantalla para revelar las herramientas de caracteres.

      

  12. Repita los pasos del 8 al 11 para todos los demás campos que deben ser constantes en todos los formularios. Esto es monótono. Obtener un marco pequeño con una pequeña “X” de 9 puntos alineada con las casillas de verificación no es divertido, pero es factible. Si necesita mover un marco o cambiar su tamaño, deberá seleccionarlo con la primera herramienta de flecha a la izquierda. Se llama herramienta de selección (a diferencia de la herramienta de selección directa menos útil que es la segunda flecha en el cuadro).

      

  Consejo profesional n. ° 1: seleccione la primera casilla. Ctrl + C para copiar. Ctrl + V para pegar un nuevo cuadro en el medio de la página. Arrastre el nuevo cuadro a su posición. Esto es muy útil una vez que obtiene una pequeña X para las casillas de verificación.

  Consejo profesional n. ° 2: Es difícil usar el mouse para colocar la "X" en la posición correcta. Una vez seleccionado el marco, utilice las teclas de flecha del teclado para empujar el marco a su posición.

  Consejo profesional n. ° 3: todas las imágenes en InDesign comienzan a verse horribles. ¡Es una característica, no un error! Piense en un libro. Power Excel 2017 With tiene 1400 imágenes. La computadora se atascaría si intentaran mostrar las 1400 imágenes en alta resolución. Su documento tiene una imagen y probablemente pueda permitirse mostrar la imagen en alta resolución. Seleccione la imagen haciendo clic en algún espacio en blanco del formulario. Haga clic con el botón derecho y seleccione Rendimiento de pantalla, Pantalla de alta calidad. ¡Presto! La imagen se vuelve nítida.

  

• Parte 4: Complete los datos en Excel

  ¡Santa hoja de cálculo! Me tomó tanto tiempo llegar a la parte de Excel de la técnica.

  13. Coloque títulos simples de una palabra en la fila 1. Formatee todos los campos de moneda como moneda o verá que $ 13.50 aparece como 13.5 en el PDF combinado. Me doy cuenta de que ya hay un signo de dólar en el formulario, pero $ $ 13,50 se ve mejor que $ 13,5.
  14. Utilice Archivo, Guardar como. Guarde el documento como un archivo de Excel para poder editarlo más tarde.
  15. Utilice Archivo, Guardar como. Guarde el documento como texto (delimitado por tabuladores) (* .txt). Asegúrese de recordar la ruta y el nombre del archivo para poder encontrarlo más tarde. Cierre el archivo en Excel o obtendrá un mensaje de error en el paso 17.

• Parte 5: Volver a InDesign para agregar campos de formulario

  16. En el menú de InDesign, elija Ventana, Utilidades, Combinación de datos. Aparecerá una pequeña ventana de combinación de datos flotando en algún lugar encima de InDesign. Cada pequeño panel flotante en InDesign tiene una gran cantidad de comandos útiles escondidos detrás de lo que llaman el menú del panel. Aquí hay una imagen del icono del menú del panel:

      
  17. Abra el menú del panel en la combinación de datos. Elija Seleccionar fuente de datos. Busque y seleccione el archivo .TXT del Paso 15. El Panel de combinación de datos ahora muestra los nombres de los campos de la fila 1 de su hoja de cálculo. En un mundo de arrastrar y soltar, pensaría que podría arrastrar estos campos a su formulario, pero no puede. En su lugar, repita los pasos 8 y 9 para dibujar nuevos marcos donde desea que vayan esos campos. Haga que los marcos sean agradables y anchos en caso de que uno de sus empleados sea John Jacob Jinglebells III. Particularmente para los campos de pago y horas extras del LS-54S, es posible que deba cambiar a 10 puntos para permitir que el marco se ajuste.

  18. Haga clic dentro del marco vacío de Nombre. En el panel Combinación de datos, haga clic en Nombre. ¡Presto! <> aparece en el cuadro. Repita para salario y tiempo adicional.

      
  19. Este paso es opcional, pero vale la pena los sesenta segundos. Haga clic en el cuadro Vista previa en la parte inferior izquierda del panel Combinación de datos. Verá datos del primer registro. Utilice los iconos de las flechas izquierda y derecha en la parte inferior del panel Combinación de datos para ver el siguiente registro.
  20. Guarde el archivo de InDesign antes de realizar la combinación. He guardado mi documento en este momento y puede descargarlo desde aquí.

  Solo para recapitular, si mira en el panel Páginas, ha estado haciendo todo este trabajo en el lado derecho de la página A-Master. Pero puede ver en la miniatura que todo en la página maestra se muestra en la página 1 de su documento.

  

• Parte 6: Finalmente, la combinación de correspondencia

  21. Hay un icono cerca de la parte superior del panel Combinación de datos que se parece al lado número 4 de un dado. Ese es el símbolo de Crear documento combinado. Pinchalo.

      

  22. Todas las configuraciones en Crear documento combinado son correctas. Haga clic en Aceptar.

      
  23. Recibirá uno de dos mensajes. O bien: “No se generó texto desbordado” o “Tiene texto desbordado en estos registros”.

  En InDesign, las palabras "Texto desbordado" significan que tiene más caracteres de los que caben en un marco de texto. No he encontrado ningún equivalente de Shrink to Fit de Excel. Si dicen que ha desbordado el texto en el registro 450, vaya a la página 450 en el Panel de páginas y vea que tiene un empleado con un nombre realmente largo. Vuelva al lado derecho de la página A-Master y cambie el tamaño del marco para ese campo.

  En este punto, tendrá un documento grande en InDesign. En mi caso, tengo 114 páginas porque tenía 114 registros en el archivo de Excel. Haga clic en cualquier página del panel Páginas para ver esa página con los datos completados.

  Algunos consejos: El menú del panel de combinación de datos ofrece un comando Actualizar fuente de datos. Si cambia el archivo de Excel subyacente y lo guarda como un nuevo archivo de texto, use el comando para obtener los cambios. Tendrá que repetir el paso 21 para volver a fusionar.

• Parte 7: Exportar a PDF para que pueda imprimir

  24. En el menú Archivo, elija Ajustes preestablecidos de Adobe PDF, (Impresión de alta calidad). Elija una ruta de archivo y un nombre. Acepte todas las miles de configuraciones en el cuadro de diálogo Exportar Adobe PDF. Haga clic en Aceptar

  Una nota final aquí: En la vida real, teníamos 751 empleados. Puse a cada empleado en el archivo dos veces para poder imprimir dos copias para cada empleado y ordenarlas. ¡El PDF resultante de 1502 páginas tenía milagrosamente solo 2,48 MB de tamaño! De alguna manera, los magos de Adobe se las han arreglado para guardar una copia de la imagen y reutilizarla una y otra vez. Mi primer intento equivocado de hacer la combinación de correspondencia usando Excel produjo un archivo PDF de 150 MB de aspecto horrible que nunca podría enviarse por correo electrónico.

  Si no puede encontrar una copia de InDesign o estos pasos le parecen demasiado intimidantes, contrate a un consultor de Excel para que realice la combinación de correspondencia en PDF por usted.