Este episodio fue en el que Tracy Syrstad, Nate Oliver y yo fuimos al juego de los Toronto Blue Jays con un gran grupo de gente del área de Toronto del sitio.
Al día siguiente, Tracy, Nate y el esposo de Tracy, John y yo, recorrimos los estudios de TechTV:
De izquierda a derecha, son John, Nate, Tracy y Bill
Quería hacer una combinación de correspondencia de Excel a Word. Sin embargo, cuando la persona me envió los datos, estaban en la secuencia incorrecta. En lugar de que los datos pasen por las columnas, los datos tenían la información en las filas de la columna A.
Si bien podría arreglar manualmente todos estos, sería mucho cortar y pegar. Esta es la tarea perfecta para automatizar con una macro.
Si nunca antes ha usado macros, vaya a Herramientas - Macro - Seguridad y cambie la configuración a Media.
El objetivo es grabar una pequeña macro que resolverá un registro. Desea que el puntero de la celda esté en el nombre para comenzar. La macro debe mover los dos campos, eliminar las tres filas en blanco y terminar con el siguiente nombre. De esta forma, puede ejecutar la macro una y otra vez.
- Coloque el puntero de la celda en A1.
- Elija Herramientas - Macro - Grabar nueva macro
- Asigne un nombre a la macro (no se permiten espacios). Elija una tecla de método abreviado. Dado que solo usará la macro para esta tarea, algo como Ctrl + a es fácil de recordar.
- Verá una pequeña barra de herramientas. Esta es la barra de herramientas Detener grabación. Solo tiene dos botones. El primer botón es el botón Detener grabación.
El segundo botón es el botón Referencias relativas. Si simplemente registrara la macro ahora, Excel codificaría de forma rígida que siempre quisiera mover
A2 a B1 y A3 a C1. Esto funciona bien para un registro, pero necesita que la macro funcione para todos los registros. Active la grabación relativa haciendo clic en el botón Grabación relativa. Es un conmutador, por lo que desea que parezca que está presionado.
- Todo lo que hagas quedará registrado. Intente utilizar pulsaciones de teclas en lugar del ratón.
- Presione la flecha hacia abajo para pasar a B2.
- Ctrl + x para cortar
- Presione la flecha hacia arriba, la flecha hacia la derecha para moverse a A1.
- Ctrl + V para pegar
- Izquierda, Izquierda, Abajo, Abajo, Ctrl + X para cortar la fila de la ciudad
- Arriba, Arriba, Derecha, Derecha, Ctrl + V para pegar la ciudad en la columna C
- Izquierda, Izquierda, Abajo para pasar a la fila 2.
- Mantenga presionada la tecla Shift mientras presiona hacia abajo, hacia abajo para seleccionar las filas 2, 3, 4
- Alt + edr y enter para elegir Editar - Eliminar - Fila completa - Aceptar
- En este punto, casi ha terminado la macro. El problema es que tiene tres celdas seleccionadas y solo desea seleccionar el nombre.
- Presione la flecha hacia arriba y la flecha hacia abajo para seleccionar solo el nombre del segundo registro.
- Haga clic en el botón Detener grabación
Es hora de probar la macro. Guarde el libro de trabajo en caso de que algo salga mal aquí.
Escriba Ctrl + a para ejecutar la macro una vez. Si todo salió bien, la macro habrá arreglado el siguiente nombre.
Si eso funcionó, ahora puede mantener presionadas las teclas Ctrl + a hasta que todos los registros estén arreglados.
Esta pequeña macro resolvió un problema de la vida real. ¡La clave del éxito fue utilizar el modo de grabación relativa!
Si se toma el tiempo para aprender VBA, podría resolver estos problemas, además de problemas mucho más complicados. Consulte Tracy y mi libro: VBA y macros Microsoft Excel 2016.
