Convertir datos de varias líneas en filas - Consejos de Excel

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lan Z envió el problema de Excel de esta semana. Su departamento de MIS le entrega un archivo generado a partir de un informe COBOL antiguo. Después de abrir el archivo en Excel, tiene 2500 líneas de esto:

CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2 CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2

Alan quiere que este informe ASCII tenga un formato útil: una línea por cliente, con Estado y Código postal adjuntos al resto de la información. También quiere eliminar las 2 líneas inútiles. Obviamente, no queremos hacer todo esto manualmente. Aquí hay una forma de lidiar rápidamente con el desorden.

Con las fórmulas

  • Inserte dos columnas en blanco a la izquierda de los datos.
  • Agregue una fila de encabezado sobre los datos.
  • La columna A se llama "Secuencia"
  • La columna B se llama "RowType"
  • La columna C se llama "Datos"
  • Ponga todos los títulos en negrita
  • La columna A se utilizará para asignar un número a cada registro lógico del informe. Debido a que este informe tiene 4 líneas físicas para cada registro lógico, necesitamos que cada conjunto de 4 líneas tenga el mismo número de registro lógico. Por lo general, ingreso valores para el primer registro y luego diseño fórmulas para el segundo registro que se pueden copiar en todo el informe.
  • En las celdas A2: A5, ingrese un 1. En la celda A6, ingrese = A5 + 1. En la celda A7, ingrese = A6. Copie A7 a A8 y A9. Ahora tiene un conjunto de fórmulas copiables para el segundo registro lógico del informe.
  • Seleccione A6: A9 y presione Ctrl C para copiar. Seleccione A10: A2501 y presione Ctrl V para pegar.
  • La columna B se utilizará para identificar si la fila en particular es el primer, segundo, tercer o cuarto segmento del registro lógico.
  • En las celdas B2: B5, ingrese 1, 2, 3 y 4. En la celda B6, ingrese = B2. Copie la celda B6 de B7: B2501.

Después de cambiar a valores

Ahora que tiene números de secuencia y tipos de filas para todos sus datos, necesita cambiar las fórmulas a valores. Seleccione A2: B2501. Editar> Copiar, Editar> Pegado especial> Valores> Aceptar.

Ahora que se han asignado los números de secuencia y los tipos de fila para todas las filas, casi hemos terminado. Ordene los datos por Tipo de fila como clave principal y Secuencia como clave secundaria. Esto hará que las 625 líneas superiores de cada registro floten hasta las celdas C2: C626. La segunda línea de cada registro estará en C626: C1251. Las líneas "inútiles" comenzarán en C1252 y se pueden eliminar. Mueva las celdas C626: C1251 a la celda D2. En la celda E2, ingrese la fórmula =C2&D2. Puede copiar esta fórmula de E2 a E626. Utilice el mismo truco de Pegar valor especial para cambiar de fórmulas a valores, elimine las columnas AD y tendrá su resultado.

Desde aquí, puede usar el asistente Texto a columnas para procesar estos datos más

Puede personalizar fácilmente este procedimiento para manejar cualquier variedad de informes ASCII. Necesita averiguar cuántas líneas impresas físicas componen un solo registro lógico en el informe.

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