Recientemente, un amigo mío se preguntó acerca de los botones Drill-Down y Drill-Up en la pestaña Herramientas de tabla dinámica de la cinta. ¿Por qué están permanentemente atenuados? Ocupan mucho espacio en la cinta. ¿Cómo se supone que alguien los use?
Después de investigar un poco, hay una forma de usarlos, pero debe usar el modelo de datos y usar la vista de diagrama de Power Pivot para crear una jerarquía. Si no tiene la pestaña Power Pivot en su cinta, tendrá que buscar un compañero de trabajo que tenga el botón para crear la jerarquía. (O, si solo desea probar la función, descargue el archivo de Excel que creé: Hierarchy.xlsx)
Primer paso: convierta su conjunto de datos de origen dinámico en una tabla usando Inicio - Formato como tabla o Ctrl + T. Asegúrese de que la opción Mi tabla tiene encabezados esté seleccionada.
Utilice Insertar - Tabla dinámica. En el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica, elija el cuadro para Agregar estos datos al modelo de datos.
Aquí están los campos de tabla dinámica antes de crear la jerarquía.
Haga clic en el icono Administrar en la pestaña Power Pivot en la cinta. (Muchas instancias de Excel 2013 y 2016 no tienen esta pestaña. No aparece en Mac).
En la ventana de Power Pivot para Excel, haga clic en el icono Vista de diagrama. Está cerca del lado derecho de la pestaña Inicio.
Utilice el controlador de cambio de tamaño en la esquina inferior derecha de Table1 para ampliar Table1 para que pueda ver todos sus campos. Haga clic en el primer elemento de su jerarquía (Continente en mi ejemplo). Mayús-Haga clic en el último elemento de la jerarquía (Ciudad en mi ejemplo). También puede hacer clic en un elemento y Ctrl-clic en otros si los campos de jerarquía no son adyacentes. Una vez que haya seleccionado los campos, haga clic con el botón derecho en cualquiera de los campos y elija Crear jerarquía.
Se crea Hierarchy1 y está esperando que escriba un nuevo nombre. Llamaré a mi jerarquía Geografía. Si hace clic fuera de Power Pivot, Hierarchy1 ya no está en modo Cambiar nombre. Haga clic con el botón derecho en Hierachy1 y elija Cambiar nombre.
Cierre Power Pivot y regrese a Excel. Los campos de la tabla dinámica ahora muestran la jerarquía geográfica y más campos. Su campo Ventas está oculto debajo de Más campos. De alguna manera entiendo por qué esconden Continente, País, Región, Territorio, Ciudad debajo de Más Campos. Pero no entiendo por qué ocultan Ventas en Más campos.
Para construir la tabla dinámica, marque la casilla de la jerarquía de Geografía. Abra Más campos haciendo clic en el triángulo junto a él. Elija Ventas.
Hay mucho que notar en la imagen de arriba. Cuando crea inicialmente la tabla dinámica, la celda activa está en A3 y el ícono Drill Down está atenuado. Sin embargo, si mueve el puntero de celda a América del Norte en A4, verá que Drill Down está habilitado.
Con el puntero de celda en Norteamérica, haga clic en Profundizar y Continente se reemplaza por País.
Con el puntero de celda en Canadá, haga clic en Drill Down y verá el este de Canadá y el oeste de Canadá. Tenga en cuenta que en este punto, los botones Drill Down y Drill Up están habilitados.
Hice clic en Drill Up para volver al país. Seleccione Estados Unidos. Profundice tres veces y termino en las ciudades de la región de las Carolinas. En este punto, el botón Drill Down está atenuado.
Tenga en cuenta que desde el nivel Continente, puede hacer clic en Expandir campo para mostrar Continentes y países. Luego, desde el primer país, elija Expandir campo para revelar Regiones. Desde la primera región, use Expandir campo para mostrar Territorios. Desde el primer territorio, haga clic en Expandir campo para revelar la ciudad.
Todas las capturas de pantalla anteriores muestran la tabla dinámica en mi vista predeterminada de Mostrar en forma tabular. Si sus tablas dinámicas se crean en formato compacto, verá la vista a continuación. (Para saber cómo hacer que todas sus tablas dinámicas futuras comiencen en forma tabular, vea este video).
¿Cuál es la ventaja de la Jerarquía? Intenté crear una tabla dinámica regular sin una jerarquía. Todavía tengo la capacidad de expandir y contraer campos. Pero si quiero mostrar solo las regiones de Canadá, tendré que agregar una segmentación o un filtro de informe.
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Transcripción del video
Aprenda Excel del Podcast, Episodio 2196: Desglose y profundice en tablas dinámicas.
Oye, bienvenido de nuevo al netcast, soy Bill Jelen. Hay un misterio en las tablas dinámicas. Si inserto una tabla dinámica aquí, verá que tenemos campos Drill Up y Drill Down, pero nunca se iluminan. ¿Qué pasa con esto? ¿Por qué tenemos estos? ¿Cómo los hacemos funcionar? Muy bien, esta es una gran, gran pregunta y, desafortunadamente, me siento mal por esto. Estoy tratando de hacer toda mi vida en Excel sin usar la pestaña Power Pivot. No quiero que tenga que pagar los $ 2 adicionales al mes por la versión Pro Plus de Office 365, pero esta es una, esta es una, en la que tenemos que gastar los $ 2 adicionales al mes o encontrar a alguien que tenga los $ 2 adicionales al mes para configurar esto.
Tomaré este formato de datos como una tabla. No importa el formato que elija, el formato no es importante; conseguirnos una mesa es la parte importante. Power Pivot, agregaremos esta tabla a nuestro modelo de datos y luego haremos clic en Administrar. Muy bien, aquí está nuestra tabla en el modelo de datos. Tenemos que ir a la Vista de diagrama, ahora haremos esto un poco más ancho para que podamos ver todos los campos. Voy a elegir Continente; Voy a Shift + clic en Ciudad. Eso constituye mi Drill Down, Drill Up, la jerarquía. Y luego haremos clic derecho y diremos Crear jerarquía. Y nos dan un nombre. Voy a escribir "Geografía" para mi Jerarquía, así. Genial, ahora, con ese cambio, insertamos una tabla dinámica, y esta será una tabla dinámica de modelo de datos, y verá que podemos agregar Geografía como su propia jerarquía.
Ahora, lo único que no me gusta particularmente de esto, es que todo lo demás se traslada a More Fields. ¿Bien? Entonces elegimos Geografía y vuela hacia el lado izquierdo. Y aunque eso es genial, también necesito elegir Ingresos, y ellos tomaron los campos que no eran parte de la Jerarquía y los movieron a Más campos. Entonces es como, lo entiendo, están tratando de ocultar los campos que se supone que no debo elegir, pero en el proceso de hacerlo, también ocultaron Más campos: los ingresos o las ventas aquí. Bien. Entonces, es un poco frustrante tener que ir a más campos para obtener los campos que no son parte de la Geografía, pero así es como funciona.
Bien. Entonces, ahora que lo tenemos, echemos un vistazo a lo que funciona aquí. Estoy sentado en Continente, voy a la pestaña Analizar y nada se ilumina, no funcionó. ¡Disparar! No, funcionó, solo tienes que venir a Norteamérica y luego puedo Drill Down y reemplaza Continent con Country. Y luego desde Canadá puedo Drill Down y obtener el este de Canadá y el oeste de Canadá. Desde el este de Canadá, obtengo Ontario y Quebec. Ontario, obtengo esas ciudades, puedo profundizar en Drill Up, Drill Up y elegir Estados Unidos; Profundizar, profundizar, profundizar. Muy bien, así es como funciona.
Pruébelo, debe tener la pestaña Power Pivot o encontrar a alguien con una pestaña Power Pivot. Si solo quiere probarlo, busque en la descripción de YouTube, habrá un enlace a la página web y hay un lugar allí en la página web donde puede descargar este archivo, y debería poder usar la Jerarquía incluso si no tiene la pestaña Power Pivot. Si está en Excel 2016 u Office 365, debería funcionar.
Ahora, ya sabes, supongo que lo que no estoy seguro de ser fanático es el hecho de que se están deshaciendo de la otra información, en lugar de usar el ícono Expandir, que luego se expandiría a el siguiente grupo, y el siguiente grupo, y el siguiente grupo. Siempre hemos tenido el ícono Expandir, pero incluso así funciona de manera un poco diferente. Aquí, si quisiera, puedo sentarme allí en Norteamérica y expandir un nivel a la vez sin tener que elegir cada uno adicional del modelo de datos. Parece que tenemos que mover el puntero de la celda, un poco a la vez.
Muy bien, ahora, este consejo fue realmente descubierto. Los MVP de Excel tuvieron una conversación con el equipo de Excel sobre estos botones, por lo que no se tratan en este libro. Pero hay muchos otros excelentes consejos cubiertos en LIVe, los 54 mejores consejos de todos los tiempos.
Resumen de hoy: ¿Por qué Drill Up y Drill Down aparecen constantemente en gris? Bueno, tienes que crear una jerarquía. Para crear una jerarquía, debe ingresar a Power Pivot; en la Vista de diagrama; seleccione los campos de la jerarquía; y luego haga clic derecho; y crear jerarquía.
Quiero agradecerles por pasar, nos vemos la próxima vez para otro netcast de.
