Alguien de las Reservas del Ejército de EE. UU. Preguntó:
Tengo una hoja de cálculo simple con fechas de vencimiento. ¿Hay alguna forma de hacer que las fechas de vencimiento se vuelvan verdes cuando faltan 10 días y luego rojas cuando faltan 5 días?
Esta es una tarea sencilla con el formato condicional. Esta función se introdujo en Excel 95. Le permite especificar hasta tres condiciones y cambiar automáticamente el formato de la celda en función de esas condiciones. Puede cambiar la fuente, poner la fuente en negrita, cambiar el color, el color de fondo. Si tiene celdas que desea monitorear para ver si dejan una cierta tolerancia, el formato condicional es una excelente herramienta para usar.
El mejor método es configurar el formato condicional para la primera celda en su columna de fechas y luego copiar ese formato a todas las demás celdas del rango.
Digamos que su rango de fechas está en E2: 200. Seleccionaría la celda E2 y seguiría estos pasos: (desplácese un poco hacia abajo para ver la imagen mientras lee…)
- En el menú, elija Formato - Formato condicional…
- A la izquierda del cuadro de diálogo Formato condicional, hay un menú desplegable que dice "El valor de celda es". Haga clic en ese menú desplegable y cambie el valor a "La fórmula es". Esto cambiará el lado derecho del cuadro de diálogo a un campo largo.
- En ese campo, ingrese esta fórmula:
=(E2-TODAY())<6(Tenga en cuenta que si su primera fecha no está en E2, cambie el E2 a la celda en la que se encuentra) - Haga clic en el botón Formato cerca de la parte inferior del cuadro de diálogo de formato condicional.
- En el medio de la pestaña Fuente hay un menú desplegable de colores. Elija rojo. O bien, elija amarillo y en la pestaña de patrones elija Rojo. Eso los hará realmente destacar. Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Formato condicional.
Los pasos anteriores harán que las fechas de vencimiento dentro de los 5 días posteriores a hoy se vuelvan rojas. Mientras aún se encuentra en el cuadro de diálogo de formato condicional, siga estos pasos:
- Haga clic en el botón Agregar >> en la parte inferior del cuadro de diálogo y aparecerá una nueva Condición 2.
- Cambiar "El valor de la celda es" por "La fórmula es"
- Ingrese una fórmula
=(E2-TODAY())<11 - Haga clic en el botón Formato y elija una fuente azul y un patrón verde. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.
- Su diálogo de formato condicional debería verse como este. Haga clic en Aceptar.
Estamos casi alli. Una vez que haya seguido todos estos pasos para configurar el formato condicional para la primera celda, es fácil usar la función Pegado especial para copiar los formatos en todo su rango de fechas. Cuando pegue formatos especiales, también se copiará el formato condicional.
- Seleccione la celda a la que agregó el formato conditonal. En este ejemplo, es E2.
- En el menú, elija Editar - Copiar.
- Resalte todas las demás fechas en sus datos - E3: E200. SI va a agregar más datos, no dude en resaltar algunas filas adicionales.
- En el menú, elija Editar - Pegado especial…
- En el cuadro de diálogo Pegado especial, elija la cuarta entrada en la columna de la izquierda: Formatos.
- Haga clic en Aceptar.
Esto copiará el formato condicional a todas las celdas que seleccionó. Tenga en cuenta que también copiará bordes y formatos numéricos, por lo que es posible que deba reajustar sus bordes después de realizar esta operación.
Notas:
- Hay un límite de 3 formatos condicionales que se pueden aplicar a cualquier celda. Incluyendo el formato predeterminado que se aplica a las celdas que no cumplen ninguna de las condiciones, esto significa que puede hacer que se apliquen automáticamente hasta 4 formatos a una celda.
- Si necesita extender esto a más de 4 formatos, tendrá que escribir una macro en VBA. La macro será relativamente lenta, ya que tendrá que actualizar todas las celdas después de realizar cualquier cambio en la hoja de cálculo. También puede contratar a un consultor de Excel para hacer eso.
- La parte más difícil de configurar el formato condicional es escribir la fórmula en el cuadro de fórmula. Recuerde comenzar siempre la fórmula con un signo igual. Podría haber un capítulo completo en el libro dedicado a las diferentes fórmulas que se pueden escribir en este cuadro. Es posible ingresar fórmulas que se basan completamente en otras celdas.
- Si sale de la entrada de la fórmula y vuelve más tarde para editar la fórmula, Excel tiene la mala costumbre de interpretar el carácter de retroceso como un intento de apuntar a las celdas. Esto siempre cambiará su fórmula por la incorrecta. Pulsa Escape para volver a la fórmula original. Es útil resaltar el texto errante con el mouse y luego escribir más.
