En silencio y sin fanfarrias, Microsoft ha cambiado el comportamiento predeterminado para manejar celdas vacías en una fuente de tabla dinámica. En mis seminarios de Power Excel en vivo, cuando llego a la sección de la tabla dinámica del día, puedo contar con que al menos una persona me preguntará: "¿Por qué mis tablas dinámicas están predeterminadas en Contar en lugar de Suma cuando arrastro Ingresos a la tabla dinámica . " Si tiene Office 365, se está produciendo un cambio en Excel para reducir la cantidad de veces que esto sucede.
Cuando recibo la pregunta, explico que es una de dos cosas:
- ¿Existe alguna posibilidad de que tenga una o más celdas en blanco en la columna Ingresos?
- Muestro que cuando creo una tabla dinámica, seleccionaré una celda en los datos de origen. Pero sé que muchas personas seleccionarán la columna completa, como A: I. Aprecio esta idea, porque si agrega más datos más tarde, se convierte en parte de la tabla dinámica con un clic de Actualizar.
Nota
Para las personas que seleccionan la columna completa, generalmente sugeriría convertir los datos de origen de la tabla dinámica en una tabla usando Ctrl + T. Cualquier dato pegado debajo de la tabla también pasará a formar parte de la tabla dinámica con un clic en Actualizar. Esto fue cubierto en Podcast 2149.
En el pasado, esto es lo que sucedía:
Tiene una sola celda en blanco en los datos de su tabla dinámica.
En la lista de campos de la tabla dinámica, si marca Ingresos, se moverá al área Filas en lugar del área Valores. Esto rara vez es lo que quieres.
Las personas que tienen este problema habitualmente han aprendido que desea arrastrar Ingresos al área de valores. Pero esto fallaría, porque ahora obtienes un recuento en lugar de una suma.
Piense en lo que estaba sucediendo: una sola celda vacía en la columna de ingresos generará un recuento en lugar de una suma. Para aquellas personas que seleccionan A: I en lugar de A1: I564, básicamente está seleccionando 563 celdas numéricas y 1,048,012 celdas en blanco.
La nueva característica mejorada
Lo hermoso de ser suscriptor de Office 365 es que el equipo de Excel puede enviar actualizaciones todos los martes en lugar de una vez cada tres años. Hace algunos seminarios comencé a notar que si demuestro el "problema" con una celda vacía, Excel me daría correctamente una Suma de Ingresos en lugar de un Conteo de Ingresos.
Después de mis seminarios recientes en Fort Wayne, Atlanta y Nashville, me comuniqué con Ash en el equipo de Excel. (Algunos de ustedes recordarán los nuevos consejos de Ash todos los miércoles durante mi reciente serie de 40 días de Excel "). Ash señala que alguien escribió al equipo de Excel informando un error de que Excel reconocería una columna como texto si la columna contiene una combinación de números y celdas en blanco. El equipo de Excel corrigió el error.
Ahora, incluso con una celda vacía como se muestra en la Figura 1, puede crear la siguiente tabla dinámica con cinco clics del mouse:
- Insertar
- Tabla dinámica
- Okay
- Región de marca de verificación
- Ingresos de marca de verificación
La función ya llegó al canal Microsoft Insiders. También ha llegado al canal mensual (dirigido). Definitivamente está en la versión 1804, aunque puede haber estado en versiones anteriores. Si su departamento de TI lo ha configurado para actualizaciones trimestrales, espere que llegue la versión 1804 y el problema se resolverá.
Tenga en cuenta que el nuevo comportamiento es solo para datos donde la columna contiene números o celdas vacías. Si su columna contiene palabras como "Ninguno", "N / A" o "Cero", seguirá obteniendo un recuento de ingresos en lugar de una suma. Además, tenga cuidado con la persona que borra una celda presionando la barra espaciadora varias veces. Una celda que contiene "" no es una celda vacía. La mejor manera de borrar una celda es seleccionar la celda y presionar la tecla Suprimir.
