Se agregaron tres herramientas de visualización sencillas al menú desplegable Formato condicional en Excel 2007: escalas de color, barras de datos y conjuntos de iconos.
Considere este informe, que tiene demasiados decimales para ser útil.
Seleccione los números en el informe y elija Inicio, Formato condicional, Escalas de color. Luego haga clic en el segundo icono, que tiene rojo en la parte superior y verde en la parte inferior.
Con solo cuatro clics, ahora puede detectar tendencias en los datos. La línea 2 comenzó el día con altas tasas de rechazo, pero mejoró. La línea 3 estuvo mal todo el día. La línea 1 fue la mejor, pero incluso esas tasas de rechazo comenzaron a aumentar hacia el final del turno.
La siguiente herramienta, Barra de datos, es como un pequeño gráfico de barras que llena una celda. En la siguiente figura, seleccione todas las celdas de Ingresos excepto el total general.
Elija Formato condicional, Barra de datos, Verde. Cada número ahora tiene una franja de color, como se muestra a continuación. Los números grandes obtienen más color y los números pequeños casi no tienen color.
Precaución
Tenga cuidado de no incluir el total general antes de seleccionar Barras de datos. En el siguiente ejemplo, puede ver que el Gran Total obtiene todo el color y las otras celdas apenas obtienen color.
Con la tercera herramienta, Conjuntos de iconos, puede elegir entre conjuntos que tienen tres, cuatro o cinco iconos diferentes.
La mayoría de las personas mantienen sus números alineados con el borde derecho de la celda. Los iconos siempre aparecen en el borde izquierdo de la celda. Para acercar el número al icono, use el icono Aumentar sangría, que se muestra a continuación.
Las tres herramientas de visualización de datos funcionan al observar los números más grandes y más pequeños del rango. Excel divide ese rango en tres partes de igual tamaño si está utilizando un conjunto de iconos con tres iconos. Eso funciona bien en el siguiente ejemplo.
Pero en la siguiente figura, Eddy obtuvo una puntuación horrible en la Q1, obteniendo un 30. Debido a que Eddy lo hizo mal, todos los demás reciben una estrella de oro. Eso no parece justo porque sus puntajes no mejoraron.
Puede controlar dónde comienza y termina el rango de un icono. Vaya a Inicio, Formato condicional, Administrar reglas y elija Editar regla. En la siguiente figura, el menú desplegable Tipo ofrece Porcentaje, Percentil, Fórmula y Número. Para configurar la estrella dorada de modo que requiera 90 o más, use la configuración que se muestra a continuación. Tenga en cuenta que los otros dos iconos han sido reemplazados por Sin icono de celda.
