Acaba de ver cómo unir datos, pero la gente suele preguntar sobre el problema opuesto: cómo analizar los datos que están todos en una sola columna. Supongamos que desea ordenar los datos de la siguiente figura por código postal:
Seleccione los datos en A2: A99 y elija Datos, Texto a columnas. Debido a que algunos nombres de ciudades, como Sioux Falls, son dos palabras, no puede dividir los datos en cada aparición de un espacio. En su lugar, debe usar una coma para obtener la ciudad en la columna A y el estado y el código postal en la columna B, así que elija Delimitado en el paso 1 del asistente y haga clic en Siguiente.
En el paso 2 del asistente, anule la selección de Tabulador y seleccione Coma. La vista previa en la parte inferior del cuadro de diálogo muestra cómo se verán sus datos. Haga clic en Siguiente.
Precaución
Durante el resto del día después de usar Texto en columnas, Excel recordará las opciones que eligió en el paso 2 del Asistente para convertir texto en columnas. Si copia datos del Bloc de notas y los pega en Excel, se dividirán por coma. Esto a menudo es enloquecedor porque la mayoría de los días, los datos no se analizan en la coma, pero durante el resto del día sí lo será. Para solucionarlo, cierre y vuelva a abrir Excel.
El paso 3 del asistente le pide que declare cada columna como General, Texto o Fecha. Está bien dejar las columnas configuradas como General.
Después de haber dividido el estado y el código postal en la columna B, seleccione B2: B99 y nuevamente elija Datos, Texto en columnas. Esta vez, dado que cada estado tiene dos caracteres, puede usar Ancho fijo en el paso 1 del asistente. Para conservar los ceros a la izquierda en el código postal, seleccione la segunda columna y elija Texto como tipo de datos en el paso 3 del asistente.
Propina
Muchos datos funcionarán bien con Fixed Width, incluso si no parece que estén alineados. En la siguiente figura, las primeras tres filas están en fuente Calibri y no parecen estar alineadas. Pero si cambia la fuente a Courier New, como en las filas 4: 7, puede ver que las columnas están perfectamente alineadas.
A veces, encontrará un conjunto de datos en el que alguien usó Alt + Enter para colocar datos en una nueva línea dentro de una celda. Puede dividir cada línea en una nueva columna escribiendo Ctrl + j en el cuadro Otro en el paso 2 del asistente, como se muestra a continuación. ¿Por qué Ctrl + j? En la década de 1980, IBM declaró que Ctrl + j era un salto de línea. Ctrl + j también se puede escribir en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
Hay tres situaciones especiales que Text to Columns maneja fácilmente:
- Las fechas en formato AAAAMMDD se pueden cambiar a fechas reales. En el paso 3 del asistente, haga clic en el encabezado de la columna en el cuadro de diálogo, elija Fecha, luego elija YMD en el menú desplegable.
- Si tiene números negativos donde el signo menos aparece después del número, vaya al paso 3 del asistente, haga clic en el botón Avanzado y elija Trailing Minus para los números negativos.
- Los datos copiados de una tabla de contenido a menudo tendrán puntos líderes que se extienden desde el texto hasta el número de página, como se muestra a continuación. En el paso 2 del asistente, elija Otro, escriba un punto y luego seleccione la casilla de verificación Tratar los delimitadores consecutivos como uno.
