Excel es increíble para almacenar un número y presentar otro número. Elija cualquier celda y seleccione Formato de moneda. Excel agrega un signo de dólar y una coma y presenta el número, redondeado a dos lugares decimales. En la siguiente figura, la celda D2 realmente contiene 6.42452514. Afortunadamente, el formato numérico personalizado incorporado presenta los resultados en un formato fácil de leer.
El código de formato de número personalizado en D2 es $ #, ## 0.00. En este código, los 0 son dígitos obligatorios. Cualquier # son dígitos opcionales.
Sin embargo, los códigos de formato pueden ser mucho más complejos. El código anterior tiene un formato. Ese formato se aplica a todos los valores de la celda. Si proporciona un código con dos formatos, el primer formato es para números no negativos y el segundo formato es para números negativos. Separa los formatos con punto y coma. Si proporciona un código con tres formatos, el primero es positivo, luego negativo y luego cero. Si proporciona un código con cuatro formatos, se utilizan para positivo, negativo, cero y texto.
Incluso si está utilizando un formato integrado, puede ir a Formato de celdas, Número, Personalizado y ver el código utilizado para generar ese formato. La siguiente figura muestra el código para el formato de contabilidad.
Para crear su propio formato personalizado, vaya a Formato de celdas, Número, Personalizado e ingrese el código en el cuadro Tipo. Consulte el ejemplo en el cuadro Muestra para asegurarse de que todo se vea correcto.
En el siguiente ejemplo, se utilizan tres zonas. El texto entre comillas se agrega al formato de número para personalizar el mensaje.
Si crea una zona para cero pero no coloca nada allí, ocultará todos los valores cero. El siguiente código usa códigos de color para positivo y negativo. El código termina en punto y coma, creando una zona para valores cero. Pero como la zona está vacía, no se muestran los valores cero.
Puede ampliar esto dejando todas las zonas en blanco. Un código de formato personalizado ;;; ocultará los valores en la pantalla y en la impresión. Sin embargo, aún podrá ver los valores en la barra de fórmulas. Si oculta los valores haciendo que la fuente sea blanca, el ;;; permanecerá oculto incluso si las personas cambian el color de relleno. La siguiente figura incluye algunos trucos de formato interesantes.
En B2 y B3, si pone ** antes del código numérico, Excel se completará a la izquierda del número con asteriscos, como lo harían las antiguas máquinas de escritura de cheques. Pero no hay nada que diga que debe usar asteriscos. Todo lo que ponga después del primer asterisco se repite para llenar el espacio. Fila 3 usos *! para repetir los signos de exclamación.
En B4 y B5, cada coma que coloque después del cero final dividirá el número entre 1000. El código 0, K muestra números en miles, con una K después. Si desea mostrar millones, use dos comas. El código "M" debe incluir comillas, ya que M ya significa meses.
En B6, agregue un mensaje severo en la cuarta zona para alertar a cualquiera que ingrese datos que desea un número en la celda. Si ingresan texto accidentalmente, aparecerá el mensaje.
En B7 a B9, las zonas normales Positivas, Negativas y Cero se sobrescriben con las condiciones que se ponen entre corchetes. Los números menores a 70 son rojos. Los números superiores a 90 son azules. Todo lo demás es negro.
En B10, esos símbolos _ (impares en el formato de contabilidad le dicen a Excel que deje tanto espacio como tomaría un paréntesis izquierdo. Resulta que un guión bajo seguido de cualquier carácter dejará tanto espacio en blanco como ese carácter. En B10, el código contiene 4 ceros. Pero hay diferentes cantidades de espacio entre ellos. El espacio entre el 1 y el 2 es el ancho de 2 caracteres W. El espacio entre 2 y 3 es el ancho de una N. El espacio entre 3 y 4 es el ancho de una letra i minúscula.
La siguiente figura muestra varios códigos de formato de fecha.
Nota
El formato mmmmm en la fila 8 es útil para producir etiquetas de gráficos JFMAMJJASOND.
Gracias a Dave Baylis, Brad Edgar, Mike Girvin y @best_excel por sugerir esta función.
