Este consejo es una extensión del consejo de Excel de la semana pasada. Puede usar el comando Ir a especial para seleccionar las celdas en blanco de un rango. Esta es una gran técnica de Excel para limpiar datos en una tabla dinámica.
Las tablas dinámicas son herramientas maravillosas. Pero, ¿qué pasa si su tabla dinámica es solo un paso intermedio en sus manipulaciones de datos y desea hacer un mayor uso de los datos resumidos en la tabla dinámica? Solía recibir regularmente 5000 filas de datos de un sistema de mainframe heredado. Estos datos tienen columnas para producto, mes, región, estado y cantidad. Necesitaba resumir los datos en una tabla dinámica con meses en la parte superior, producto, región y estado en las filas. Las tablas dinámicas hacen que esto sea muy sencillo.
A partir de ahí, necesitaba tomar los datos de la tabla dinámica e importarlos a Access. Como puede ver, la tabla dinámica predeterminada no es adecuada para esto. Excel usa un estilo de esquema para que cada región aparezca solo una vez, con celdas en blanco a continuación hasta el Subtotal de la región. Las celdas de la sección de datos sin datos están en blanco en lugar de ser numéricas. Tampoco quiero los subtotales en los datos.
A partir de Excel 97, existen opciones para que la tabla dinámica controle parte de este comportamiento.
En el cuadro de diálogo Diseño de tabla dinámica, haga doble clic en el nombre del campo para la región. En la sección Subtotales, haga clic en el botón de opción "Ninguno". Esto eliminará los subtotales no deseados.
En Excel 2000, el botón de opciones lo llevará a un cuadro de diálogo donde puede especificar "Para celdas vacías, mostrar:" y completar un cero para que no tenga una tabla llena de celdas en blanco.
Para manipular aún más la tabla dinámica, tendrá que hacer que ya no sea una tabla dinámica. Si intenta cambiar celdas en una tabla dinámica, Excel le dirá que no puede cambiar parte de una tabla dinámica. Para cambiar de una tabla dinámica a solo valores, siga estos pasos:
- Mueva el puntero de celda fuera de la tabla dinámica.
- Si la tabla dinámica comienza en la fila 1, inserte una nueva fila 1.
- Comience a resaltar en la nueva fila en blanco 1 y arrastre hacia abajo para seleccionar toda la tabla dinámica.
- Haga Ctrl + C (o Editar - Copiar) para copiar este rango.
- Con la misma área seleccionada, haga Edición - Pegado especial - Valores - Aceptar para cambiar la tabla dinámica a un valor estático.
Pero aquí está el verdadero consejo para esta semana. Jennifer escribe
Continuamente me he encontrado con el problema de usar la opción de tabla dinámica para resumir grandes cantidades de datos, pero no completa las filas debajo de cada cambio en la categoría de fila. ¿Sabe cómo hacer que la tabla dinámica complete debajo de cada cambio en la categoría? He tenido que arrastrar y copiar todos los códigos para poder hacer más tablas dinámicas o ordenar. He intentado cambiar las opciones en la tabla dinámica, sin éxito.
La respuesta no es fácil de aprender. No es intuitivo. Pero, si odias arrastrar esas celdas hacia abajo, ¡te encantará tomarte el tiempo para aprender este proceso! Siga adelante, parece largo y extenso, pero realmente funciona. Una vez que lo obtenga, puede hacerlo en 20 segundos.
En realidad, aquí hay 2 o 3 consejos nuevos. Digamos que tiene 2 columnas a la izquierda que están en formato de esquema que deben completarse. Resalte desde la celda A3 hasta la celda B999 (o cualquiera que sea su última fila de datos).
Truco # 1. Seleccionando todas las celdas en blanco en ese rango.
Presione Ctrl + G, alt = "" + S + K y luego ingrese. eh
Ctrl + G abre el cuadro de diálogo Ir a
Alt + S seleccionará el botón "Especial" del cuadro de diálogo
El cuadro de diálogo Ir a especial es algo asombroso que pocos conocen. Pulsa "k" para elegir "espacios en blanco". Presione enter o haga clic en Aceptar y ahora habrá seleccionado solo todas las celdas en blanco en las columnas de esquema de la tabla dinámica. Estas son todas las celdas que desea completar.
Truco # 2. No mire la pantalla mientras hace esto, es demasiado aterrador y confuso.
Pulsa la tecla de igual. Pulsa la flecha hacia arriba. Mantenga presionada la tecla Ctrl y presione enter. Al presionar igual, la flecha hacia arriba dice: "Quiero que esta celda sea como la celda de arriba". Manteniendo presionada la tecla Ctrl cuando presiona enter dice: "Ingrese esta misma fórmula en cada celda seleccionada, que, gracias al truco n. ° 1, son todas las celdas en blanco que queríamos completar.
Truco # 3. Lo que Jennifer ya sabe, pero está aquí para completarlo.
Ahora necesita cambiar todas esas fórmulas a valores. Seleccione todas las celdas en A3: B999 nuevamente, no solo los espacios en blanco. Presione Ctrl + C para copiar este rango. Pulsa alt = "" + E y luego sv (entrar). para pegar valores especiales estas fórmulas.
¡Ta-da! Nunca más pasará una tarde bajando manualmente los encabezados de las columnas en una tabla dinámica.
