Todos los miércoles, recibo un consejo favorito de Excel del administrador de proyectos de Excel, Ash Sharma. Esta semana, Flash Fill. Introducido en Excel 2013, Flash Fill le permitirá extraer caracteres de una columna de datos o concatenar datos de columnas sin escribir una fórmula.
Considere el ejemplo que se muestra a continuación. Un código de producto tiene tres segmentos separados por un guión. Quieres extraer el segmento medio. El primer segmento puede tener 3 o 4 caracteres. El segundo segmento siempre tiene 2 caracteres. La fórmula para extraer el segmento medio no es una ciencia exacta, pero no es algo que un principiante vendría con: =MID(A2,FIND("-",A2)+1,2).
Pero con Flash Fill, no es necesario que se le ocurra una fórmula. Siga estos sencillos pasos:
- Asegúrese de que haya un título encima de A2.
- Escriba un encabezado en B1.
- Escriba ME en B2.
- Aquí tienes una opción. Puede seleccionar B3 y presionar Ctrl + E para invocar Flash Fill. O bien, puede ir a B3 y escribir la primera letra de la respuesta correcta: E. Si comienza a escribir en EU, Flash Fill entrará en acción y le mostrará una columna de resultados en gris. Presione Enter para obtener los resultados.
Personalmente, supongo que soy un fanático del control. Quiero decirle a Flash Fill cuándo entrar en acción.
El efecto gris que se muestra en la figura anterior es impresionante para permitir que un novato de Excel descubra que Flash Fill existe. Detectará que alguien está a punto de escribir miles de células y evitará que eso suceda. Es probable que Flash Fill haya ahorrado millones de horas de productividad de cuello blanco.
Pero hay sutilezas en Flash Fill, yo lo llamo Advanced Flash Fill, y si comprende esas sutilezas, querrá hacer que Flash Fill espere hasta el momento adecuado.
Si desea tomar el control y solo se produce Relleno flash cuando presiona Ctrl + E, vaya a Archivo, Opciones, Avanzado y desmarque Relleno flash automáticamente.
Aquí hay un ejemplo más complejo. El código de producto de la columna I contiene una combinación de dígitos y mayúsculas. Le gustaría obtener solo los dígitos o solo los caracteres. Hay una fórmula para esto, pero no la recuerdo. No dude en ver Dueling Excel Video 186 para la fórmula de matriz o la función definida por el usuario de VBA. No voy a ver el video, porque puedo resolver esto con flash fill.
Este es uno de esos casos en los que Flash Fill no podrá descifrar el patrón de un ejemplo. Si escribe '0252 en J3 y luego Ctrl + E desde J4, Excel no puede encontrar la respuesta cada vez que el número de pieza comienza con un dígito.
F
En su lugar, siga estos pasos:
- Asegúrese de que haya un título encima de I2. Agregue un encabezado en J1 y K1. Si no hay títulos, Flash Fill no funcionará.
- Es absolutamente necesario que el cero a la izquierda aparezca en 0252 en la celda J2. Si simplemente escribe 0252, Excel lo cambiará a 252. Por lo tanto, escriba un apóstrofo (') y luego 0252 en J2.
- En J3, escriba '619816
- En J4, escriba '0115
- Desde J5, presione Ctrl + E. Flash Fill obtendrá correctamente solo los dígitos
Precaución
Relleno flash buscará en todas las columnas de la región actual. Si intenta extraer las letras de la columna I mientras la columna J está en la región actual, Flash Fill tiene problemas. En su lugar, siga estos pasos.
- Seleccione las columnas J y K. Inicio, Insertar, Insertar filas de hoja para mover la columna Dígitos fuera del camino.
- En J1, escriba un encabezado.
- En J2, escriba BDNQGX
-
En J3, presione Ctrl + E. Flash Fill funcionará correctamente.
Aislar las columnas que contienen los datos de origen
Flash Fill se puede utilizar en varias columnas. En el siguiente ejemplo, desea las iniciales de la columna Z, cada una seguida de un punto. Luego un espacio y el apellido de la columna AA. Quieres que todo sea el caso correcto. Si no fuera por las personas con nombres de pila doble, podría haber usado =PROPER(LEFT(Z2,1)&". "&AA2). Pero lidiar con ME Walton haría esa fórmula dramáticamente más difícil. Flash Fill al rescate.
- Asegúrese de que haya títulos en Z1, AA1 y AB1.
- Escriba J. Doe en AB2
-
Seleccione la celda AB3 y presione Ctrl + E. El relleno flash entrará en acción, pero no usará ambas iniciales en las filas 6, 10 o 18.
El relleno flash puede aprender de las correcciones -
Seleccione la celda AB6 y escriba un nuevo patrón: ME Walton. Presione Entrar. Milagrosamente, Flash Fill buscará otros con este patrón y corregirá BB Miller y MJ White.
El relleno flash puede aprender de las correcciones
Gracias a Ash Sharma por sugerir la increíble función Flash Fill como una de sus favoritas.
Me encanta pedirle al equipo de Excel sus funciones favoritas. Cada miércoles, compartiré una de sus respuestas.
Pensamiento del día de Excel
Les he pedido a mis amigos de Excel Master sus consejos sobre Excel. Pensamiento de hoy para reflexionar:
"Absorbe lo que es útil; ignora lo que es inútil".
Sumit Bansal
