Hoy, un interesante problema de Excel sobre listas de materiales. Tienes muchas materias primas. Cada elemento se puede ensamblar en varios ensamblajes de nivel superior diferentes. Según la materia prima disponible, ¿tiene suficiente para cumplir con un pedido de un artículo determinado?
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- Tim pregunta: ¿Cuántos artículos de cada artículo están disponibles para vender?
- Factor de complicación: un artículo se compone de varias cajas
- Método de facturación n. ° 1: agregue una columna auxiliar con INT (cantidad necesaria / disponible)
- Agregue subtotales para el mínimo de ayudante en cada cambio en el producto
- Contraer subtotales en la vista n. ° 2
- Seleccione todos los datos. Utilice alt = "" +; para celdas visibles seleccionadas
- Pegar en un nuevo rango
- Ctrl + H para cambiar Space Min a nada
- Método Mike # 2
- Copie la columna Producto a la derecha y use Datos, Eliminar duplicados
- Junto a la lista única de productos, use MINIFS
- Tenga en cuenta que MINIFS solo está disponible en Office 365
- Método de facturación n. ° 3: una tabla dinámica normal falla porque los campos calculados no funcionarán en este caso.
- Seleccione una celda en sus datos y presione Ctrl + T para convertir a una tabla.
- En cambio, mientras crea la tabla dinámica, elija la casilla para Agregar al modelo de datos
- Cree una nueva medida para Disponible para vender usando INT
- Cree una nueva medida para el kit disponible para vender usando MINX
- ¡Esa tabla dinámica funciona!
- Método Mike # 4 Utilice la función AGREGAR.
- Parece que le gustaría usar el argumento MIN, pero use SMALL porque maneja matrices
- Utilizar
=AGGREGATE(15,6,INT($D$2:$D$141/$C$2:$C$141)/($A$2:$A$141=F2),1) - AGREGAR es una de las cinco funciones que pueden aceptar una matriz como argumento sin Ctrl + Shift + Enter
- Método de factura n. ° 5
- Convierta los datos en una tabla y use Power Query, también conocido como Get & Transform
- En Power Query, calcule OH / Necesario
- Utilice la función Number.RoundDown para convertir a entero
- Usar agrupación por número de pieza y disponibilidad mínima
- Cerrar y cargar
- Bono: ¡es refrescante!
Transcripción del video
MrExcel: Oye, bienvenido de nuevo, es hora de otro Podcast de Dueling Excel. Soy Bill Jelen de, me acompañará Mike Girvin de Excel Is Fun. Este es nuestro Episodio 190: ¿Cuántos kits hay disponibles para vender?
Muy bien, la pregunta de hoy enviada por Tim. Mira nuestros videos de Dueling Excel, trabaja para un minorista y pidió crear una hoja de cálculo para mostrarle a nuestro equipo de ventas lo que poseemos y lo que podemos vender. Suena simple, ¿verdad? Pero aquí está el problema: el artículo que venden contiene varias cajas y se inventarían por caja. He aquí un ejemplo de lo que está viendo. Así que aquí está este artículo, P12345, tiene 3 cosas diferentes que deben enviar. Y en el kit, requiere 4 de la Caja 1, 1 de la Caja 2 y 1 de la Caja 3. Y esta es la cantidad que tienen en stock. Muy bien, haciendo los cálculos aquí, tienen 2 juegos completos de Caja 1, 4 juegos completos de Caja 2 y 3 juegos completos de Caja 3. Pero eso significa que lo que pueden vender es el mínimo de esos 3 números. solo puede vender 2. Y aquí, tienen 4 juegos completos de Cartón 4,4 del cartón 5, 2 del cartón 3, solo 1 del cartón 7, ese es el elemento limitante. Entonces, en este caso, solo pueden vender uno de estos. Bien. Ahora, una pregunta para un día posterior, dije: "Bueno, ¿hay alguna posibilidad de que Carton 3 se use en más de un lugar?" Y él dice: "Sí, pero nos vamos a preocupar por eso más tarde". Bien.
Así que así es como voy a atacar esto. De hecho, puedo pensar en varias formas diferentes de atacar esto, así que esto podría ser interesante, podría ser un tipo de duelo de ida y vuelta. Lo que voy a hacer es, quiero tener una columna de ayuda aquí, y la columna de ayuda va a buscar artículo por artículo de cuántos podemos vender. Entonces = 8 dividido 4, así, y haremos doble clic para copiarlo. Pero, digamos que necesitábamos 4, y teníamos 6. Muy bien, ahora va a decir 1.5. Bueno, no puedes vender, ya sabes, medio sofá, ¿de acuerdo? Entonces, tendrá que ser el número entero. Entonces, lo que voy a hacer aquí es usar = INT-- INT, el número entero, eso que quitará los decimales y nos dejará la cantidad total. Bien. Entonces tenemos 8, volviendo al número original.
Y tenemos que averiguar, para cada elemento aquí, ¿cuál es el número más pequeño en la columna E? Asegúrese de que los datos estén ordenados por Producto, vaya a la pestaña Datos, elija Subtotales, en cada cambio de Producto, use la función Mín. Sabes, enseño subtotales todo el tiempo en mis seminarios de Power Excel, y señalo que hay 11 funciones aquí, pero nunca he usado nada más que Sumar y Contar. Entonces, si bien Subtotal puede no ser la forma más rápida de hacer esto, quiero poder decir que en realidad hubo un momento en el que pude usar algo más que Sum y Count. Muy bien, haz clic en Aceptar. Y lo que obtendremos, es que cada vez que cambie el número de cortina, el número de producto, veremos el Min. Y ese Min es la respuesta que queremos. Así que colapsé hasta la vista número 2, seleccionaré todos estos datos y Alt +;para seleccionar solo las celdas visibles, Ctrl + C, y luego bajaremos aquí y pegaremos, peguemos en esta área, Ctrl + V. Bien. Elimina las columnas adicionales y luego tenemos que deshacernos de la palabra Min. Y no solo la palabra Min, sino el espacio Min. Bien. Entonces voy a usar Ctrl + H y cambiar la recurrencia del espacio Min a nada, Reemplazar todo, hacer clic en Aceptar, hacer clic en Cerrar, y ahí está nuestra tabla de lo que tenemos disponible para vender. Muy bien, Mike, te lo arrojaré.y ahí está nuestra tabla de lo que tenemos disponible para vender. Muy bien, Mike, te lo arrojaré.y ahí está nuestra tabla de lo que tenemos disponible para vender. Muy bien, Mike, te lo arrojaré.
Mike: ¡Vaya! MrExcel, me encanta. La función mínima en subtotales. ¿Cuan genial es eso? Muy bien, voy a pasar a esta hoja de aquí, voy a hacer la misma columna de Ayudante. = INT tomaremos todos los "Disponibles" divididos por "Cantidad requerida", cierre paréntesis. Ctrl + Enter, haga doble clic y envíelo. Ahora, solo necesito encontrar el mínimo disponible para una condición o criterio dado. Voy a seleccionar Producto, Ctrl + Shift + Flecha abajo, Ctrl + C para copiar, luego voy a Flecha derecha, Ctrl + V, luego voy a subir y decir Eliminar duplicados. Ahí está.
Solía usar Filtro avanzado, Solo registros únicos todo el tiempo, pero parece que este método es más rápido. Ahí está mi lista única. Ahora voy a venir para acá. ¿Cuántos? Y voy a usar la nueva función, MINIFS. Ahora, MINIFS está en Office 365; para Excel 2016 o posterior, MINRANGE. Bueno, necesito encontrar el valor mínimo en esta columna, Ctrl + Shift + Flecha abajo, F4, coma y el rango de criterios, ese será todo este producto. Ctrl + Shift + Flecha abajo, F4, coma, Flecha izquierda, y listo. Eso obtendrá el valor mínimo de cuántos, según la condición o los criterios, cierre paréntesis, Ctrl + Enter, haga doble clic y envíelo. Bien. Entonces hay MINIFS y Subtotal. Te lo voy a devolver.
MrExcel: Sí, Mike, muy agradable. Eliminar duplicados, obtener la lista única de productos y luego la función MINIFS. Le pregunté en qué versión de Excel estaba, dijo Excel 2016. Espero que sea la versión de Office 365 de 2016, para que tenga acceso a eso. Bueno, ¿qué tal una tabla dinámica? Muy bien, creé una tabla dinámica con el producto y los requisitos, la suma de las cantidades requeridas y la suma de las disponibles. Luego, desde aquí, "Analizar", "Campos, elementos y conjuntos", "Campo calculado" y crear un nuevo campo calculado llamado "Disponible", que está disponible dividido por la cantidad requerida; de esa manera no necesito la Columna Auxiliar de aquí. Y al principio parecía que iba a funcionar porque teníamos 2, 3 y 4 y el informe de que el mínimo es 2; cambié este cálculo, por supuesto, a Min,y eso me pareció bien.
But then, on this one, where we have 2,4,4,1,2, it's reporting 3. And what's happening is it's doing the calculation on this row. We have 25 on hand, divided by 8, that's 3 and a fraction, and so it's reporting 3, and so, no. A regular Pivot Table calculate item is not going to work. But instead, convert this data to a table and then Insert, PivotTable, Add this data to the Data Model, click OK. And we're going to have, down the left-hand side, Product and what it Requires. I'm going to create two implicit measures here with a Required Quantity and some of On Hand, and then I'm going to create a new measure. So, PowerPivot, Measure, a New Measure, and this new measure will be called Available to Sell (AvailToSell) and that formula is going to be, how many we have on hand divided by how many are required for each item, and click OK. Alright, so 8 divided by 4 is 2.
Alright. Now, that's still not our right answer, and we probably need to run this through the Integer function. So, Measures, Manage Measures, edit this and wrap the whole thing inside the INT function like this, click OK, and click Close. Now we're getting a fractional number-- still the wrong answer here.
But we're going to use a great new function that's only available in DAX. New Measure, and this is going to be called KitAvailable, and the function is not MIN, but MINX-- MINX. The MINX function. And the table that we're going to use is Table 1, and then expression is going to be that Available to Sell that we just calculated, and what this does-- the MINX function evaluates on a row by row basis and finds the minimum error. And so, we'll click KitAvailable, OK. Well, check this out: So here, where we have 2, 4, 4, 1, and 2, it's reporting 1. Alright, now in a perfect world all we have is Product and KitAvailable-- we don't need any of this other stuff in the middle. Alright. So we're just going to check this here, 2, 1, 3, 2, are our answers. I'll take the Requires out, 2, 1, 3, 2, yes. It's going to work. We actually take all the intermediate calculations out, just have a KitAvailable, like that. Mike, do you have another one?
Mike: How cool is that,? You use the MINX function in DAX; well, I'm going to go back over here, I'm going to use a formula. But I'm going to pretend like I don't even have this Helper column. I used MINIFS. Well, before MINIFS, in Excel 2016 there was the AGGREGATE function in Excel 2010. Now I want to use MIN, but of course, functions 1 to 13 do not let you do array formulas. So I'm going to have to use SMALL 1 as a substitute for the MIN function. And SMALL is one of the functions, 14 and above, that can handle array operations. That argument right there, array. So function number 15, comma, I want to ignore divided by zero error, so I'm going to type a 6 to ignore errors, comma, and I need to simulate that whole Helper column in the array argument-- INT. And instead of simply saying On Hand divided by Require, we do the whole column, Ctrl+Shift+Down Arrow, F4, divided by the Required column-- Ctrl+Shift+Down Arrow, F4-- now close parenthesis. That INT right there, if I highlight this and hit F9, it simulates that entire How Many Helper column. Ctrl+Z, now I simply divide it by, in parentheses, I need to get an array of TRUES and FALSEs, so I click on Product, Ctrl+Shift+Down Arrow, F4, and I ask the question are any of you equal to that Product ID, close parentheses. That will give me a bunch of TRUES and FALSEs. F9 TRUES and FALSEs in the denominator, TRUE will become a 1, FALSE will become a 0, which will give us divide by zero error. Ctrl+Z.
In essence, if I click the whole array in here, F9, the divide by zero is going to be our filter, so we only see the numbers for a particular Product. Ctrl+Z, and then, of course, AGGREGATE will pick the min out from that array of errors and numbers, close parenthesis. And AGGREGATE's amazing-- one of five functions that has an argument that can handle array operations without Ctrl+Shift+Enter. So I simply Ctrl+Enter and F2. What did I forget? Backspace. Array, then I type a comma and the K is 1 because I always want SMALL 1, which is the min, close parentheses. Ctrl+Enter, double-click, and send it down, F2. Alright. Aggregate with that whole Helper column right there to get how many for each Product. Alright? I'm going to throw it back over to.
MrExcel: Hey, that's beautiful. I knew there'd be a lot of different ways to solve this. I did not think of using AGGREGATE, which of course is better, because if someone has 2010, this will work. The 15 allows an array out here that is gorgeous. Alright, now, hey, when I set up the question, I just missed this and, you know, and Mike, you know this, when people send us questions, they try and minimize the situation to make it sound like it's easy, but the thing that's going to be a disaster here, is the fact that Carton 3 is used in multiple places, alright? And as soon as they sell something from, let's say, they sell, like, this item P12346, well then the number of Carton 3s on hand is going to change, right? And so that's going to impossibly impact what else we can sell.
Alright. So, thinking about how Tim is going to have to manage this process, he's going to have to have a way to regenerate this item quickly. And so, hopefully, he has an inventory table for every item. It'll show how many there are on hand and then, a VLOOKUP here, to pull the inventory over. Alright? That's what I'm hoping is going to happen, because then it might become somewhat manageable. And if this is something we have to reproduce again and again and again, then Power Query definitely has a use here.
So, Power Query in Excel 2010 or 2013, you're going to go download it, you'll have your own Power Query tab; but in Excel 2016, you're going to look for the Get and Transform. It's funny, in Excel 2016, it was the second group, but then in Office 365 they moved it to be the first group. Power Query has the ability to take something from a Table or Range, so I'm going to choose one cell in this table, Ctrl+T-- that will create a table for me. Table 3 is a fine name, I don't need to rename that. Now, this is the Table, we go to Data, From Table or Range, and we are going to Add a new Column-- this column is going to be a Custom Column, it's going to be called "Available", and that is going to be the On Hand divided by Required Quantity. Alright. Now, we need to send this into the INT function. Unfortunately, the function and Power Query are not the same. So, click here and then go to Formula Types, and you'll find this function is called Number.RoundDown, and this is case sensitive-- you have to make sure to use that exact same case. So =Number.RoundDown, open paren, and closed paren, and click OK. And so 11 divided by 4 is 2.75, rounds down to 2. Alright. That's the answer we need there, we don't need these columns anymore. So I can click on Requires, Shift+click on On Hand, and remove those columns. Alright. Now, choose Product, Transform, Group By, we're going to group by the Product, and the new function is going to be called KitsAvailable, and the operation is going to be the min of the available column. Click OK. Alright.
So now we have Product and KitsAvailable. Home, Close & Load, get a brand new sheet with our answers, but here's the beautiful thing. Alright, so, when we sell something-- let's make these columns less wide-- and we sell, let's say we sell enough so we have no Carton 3s left, I change that number there, the VLOOKUPS bring the results, and then come back here and choose this and Refresh all. And you see that now we have none of this, and this, and this, available to sell, because they all needed that Carton 3, and we have none of those left. Being able to Refresh in Power Query is going to help this in the end.
Well, this was a fun one for me because I knew there would be a lot of different ways to solve this problem. The Episode wrap up of this really long Episode: How many of each item is available to sell? And there's multiple cartons, alright? So, the first thing I did was add a Helper column; and then use Subtotals with the Min function; and then a whole bunch of really boring steps. Make had method number two, used MINIFS, which is great if you have Office 365. I went back to a Pivot Table, but a regular Pivot Table won't work, instead had to do a Data Model and then use the MINX function-- the MINX function-- and that calculated field or measure will actually work. Mike, using the AGGREGATE function, beautiful function, one of five functions that can accept an array as an argument without Ctrl+Shift+Enter. And then, method 5, convert the data to a table and use Power Query, also known as Get & Transform; and we're going to calculate On Hand divided by Needed (Required); and then the Number.RoundDown function to convert to an integer; group by part name, number, and calculate the minimum available; Close & Load; and the bonus, it's refreshable.
Bueno, oye, quiero agradecerles por pasar, nos vemos la próxima vez para otro Podcast de Dueling Excel de MrExcel y Excel is Fun.
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