Presione Ctrl + T en un conjunto de datos y suceden todo tipo de cosas maravillosas. Si bien puedo dedicar una hora a contarles lo maravillosas que son las tablas de Excel, algunas incompletas molestas me hacen evitarlas. Descubra por qué en el artículo de hoy.
¿Cuántas veces tiene una pequeña tabla de base de datos en Excel? Encabezados (nombres de campo) en la fila 1, cada fila de la tabla representa un registro. Seleccione esos datos y presione Ctrl + T para invocar el comando Formatear como tabla. (Tenga en cuenta que Tablas debutó en 2003 como una lista, por lo que Ctrl + L también funciona).
¡Mire el hermoso formato de cada fila de la era de 1970! Me encanta ese formato.
Y mira … Excel asume que soy un idiota que no puede encender el Filtro cuando lo necesito, así que lo encienden por mí. Que agradable.
Si tuviera que desplazar la fila 1 fuera de la página, esos encabezados de columna inútiles de ABCDEF se reemplazan con nombres de campo reales. Una vez más, Excel asume que estoy demasiado ocupado para poder congelar paneles, por lo que lo hicieron por mí.
Respeto seriamente que si (a) pienso lo suficiente para formatear el H2 en blanco como un porcentaje con 1 lugar decimal, (b) escribo una fórmula GP% en H2 y presiono Enter …
… La fórmula se copia automáticamente. Realmente amo este. No me gusta que la fórmula sea en (@Profit)/(@Revenue)lugar de =G2/F2. Pero me gusta que no tengo que hacer doble clic en el controlador de relleno para copiar la fórmula.
Actualizar
IvenBach del foro señala que puede desactivar las fórmulas de tablas alternativas con Archivo, Opciones, Fórmulas, Trabajar con fórmulas, Usar nombres de tablas en fórmulas y desmarcar la opción.
Pero aquí está la mejor característica de las tablas. Digamos que tienes una mesa y la has usado para cualquiera de estos:
- los datos de origen de un gráfico
- los datos de origen de una tabla dinámica
- una tabla VLOOKUP o HLOOKUP (o el segundo argumento en MATCH para sus fans de INDEX / MATCH)
- la fuente de un nombre definido
La mejor característica de una tabla es el pequeño marcador de fin de tabla que se muestra en H21 a continuación. Si copia datos nuevos y pega esos datos en la primera fila en blanco debajo de la tabla …
… El gráfico se actualiza automáticamente. Los nuevos datos están formateados. Se copia la fórmula de la columna H. Esta es una característica hermosa.
Otras buenas razones para usar tablas:
- Las tablas dinámicas basadas en el modelo de datos requieren que sus datos estén en tablas
- Power Map (ahora conocido como 3D Maps) requiere tablas, aunque el equipo de Power Map convertirá sus datos detrás de escena si no lo hace
Entonces, ¿por qué no uso tablas?
Las tablas fueron una tarea enorme durante el ciclo de desarrollo de Excel 2007. Ese fue el año en que Excel pasó de los menús a la cinta. Había mucho que hacer. Cuenta la leyenda que el equipo de Excel decidió: "Las tablas nunca funcionarán. No tenemos tiempo para terminarlas. Vamos a sacarlas del producto".
A medida que se comunicaba la noticia a todo el equipo de desarrollo, se corrió la voz: "¡No! Estamos demasiado lejos. En este punto, llevaría más tiempo eliminar Tables del que tenemos".
Entonces, las tablas están en Excel. Y todas las bondades que describí anteriormente están en Excel. Todo eso es bueno y usaré Tablas cuando sepa que necesito un gráfico o una tabla dinámica para expandir con datos crecientes. Pero son las cosas que no están terminadas las que me hacen no usar Tablas todos los días. Entiendo que los elementos de esta lista no son claros. Mucha gente no los conoce y no los usa. Pero los uso. Los uso mucho. Estos son suficientes para evitar que use Tablas todo el tiempo.
- Las vistas personalizadas no funcionarán si tiene una mesa. Utilizo vistas personalizadas para mostrar 20 hojas de trabajo en un comando.
- Los subtotales no funcionarán con una tabla. Conozco a mucha gente que odia los subtotales. Me encantan los subtotales.
Si nunca usa subtotales y no quiere saber por qué las Vistas personalizadas pueden ayudarlo, las tablas Ctrl + T son increíbles.
Todos los sábados, una admisión de culpabilidad. Revelaré mis malos hábitos en Excel y discutiré por qué debería hacer lo que digo en lugar de hacer lo que hago.
Pensamiento del día de Excel
Les he pedido a mis amigos de Excel Master sus consejos sobre Excel. Pensamiento de hoy para reflexionar:
"Sepa que el formato de números es una fachada, por lo que no se dejará engañar :)"
Mike Girvin
