Excel: ¿pueden varias personas editar el mismo libro de trabajo? Sí, la nueva función se llama coautoría. Aprenda todo al respecto aquí.
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- ¿Cómo pueden dos personas editar el mismo libro de Excel al mismo tiempo?
- Esta función se introdujo en 2017 y está disponible para cualquier persona que use Office 365, Excel en línea o Excel en el iPad.
- Para ser coautor, el libro de trabajo debe almacenarse en OneDrive o SharePoint.
- Para funciones regulares, como ingresar datos y fórmulas, la experiencia de coautoría debería ser excelente.
- Un cuadro de color muestra qué celdas se están actualizando. Estos cuadros se actualizan rápidamente.
- Los cambios en otros puntos finales se muestran en unos segundos.
- Hay formas de romperlo: usar Plumas en la pestaña Dibujar de la Cinta es una forma.
- Excel podría solicitarle que actualice el libro de trabajo en cada punto final si encuentra uno de estos errores.
- El mensaje que le dice que el libro de trabajo no se pudo cargar y que ofrece Guardar una copia es inútil: usted
- estaría creando una versión bifurcada del libro de trabajo.
Transcripción del video
Aprenda Excel de, Podcast Episodio 2157: Un grupo de personas editando el mismo libro de trabajo al mismo tiempo.
Bueno, todos hemos tenido esta situación en la que un libro de trabajo debe ser editado por varias personas, ¿de acuerdo? En la forma antigua de hacer esto, la primera persona abre el libro de trabajo, obtiene acceso de escritura, todos los demás tienen acceso de solo lectura, y luego hay muchas peleas internas sobre quién tiene acceso al archivo, y todos están de acuerdo, oye, vamos a turnarnos, pero luego alguien olvida que tienen el archivo abierto y van a almorzar cerrando la puerta, y todos están jodidos, está bien, o podrías hacer lo del viejo libro de trabajo compartido que fue horrible porque entonces tú no puedo hacer nada. Todas las funciones de Excel se desactivan.
Entonces, lo que tenemos ahora, si está en Office 365, entonces tiene este ícono de AUTOSAVE en la esquina superior izquierda. Eso es un indicador de que tienes lo que ellos llaman coautoría, ¿de acuerdo? Ahora, para usar la coautoría, debe estar en Office 365 o usar Excel para iPad o usar Excel en línea, uno de esos tres, su libro de trabajo debe guardarse en OneDrive o SharePoint, no se puede almacenarse localmente en su disco duro, y si … como en mi caso en este momento, tengo tres Excel diferentes ejecutándose en tres computadoras diferentes en mi oficina y todas tienen acceso a la misma cuenta de OneDrive, así que tengo las tres abiertas, pero si comparte con otras personas de su departamento, tendrá que enviar un enlace para compartir.
Entonces, déjame cambiar aquí. VER, CAMBIAR VENTANAS, INFORME DE ENERO, y, mira esto, tenemos varios indicadores de celda, a la derecha, el azul y el verde, y haré clic en el 18 aquí, así que es mío. El verde soy yo, pero hay alguien más que tiene un segundo puntero de celda, y cambiaré por aquí a mi computadora portátil, y, en la computadora portátil, alejaré un par de celdas, así, y tú Veré que, mientras la computadora portátil se mueve, puedo ver en qué está funcionando, ¿de acuerdo? Entonces, dice que Mary Ellen Jelen está allí en esa celda y es asombroso lo rápido que es. Entonces, cuando se mueve, se actualiza casi instantáneamente.
Ahora, aquí, en el otro libro de trabajo, voy a tomar ese 18 y escribir 99 y presionar ENTER ahora, y veremos. Estaremos atentos a ver qué pasa aquí. Se tardaron unos 3 o 4 segundos en ver que se produjo el cambio, pero está sucediendo con varias personas al mismo tiempo. Ahora, acabo de tomar mi iPad donde tengo este archivo abierto en mi iPad y elegiré el 4 de enero, APPLE, ese 13, y, desafortunadamente, el iPad no transmitirá dónde está funcionando el iPad, pero Cambiaré eso a 999, y presionaré ENTER ahora y, oh, el iPad es un poco más lento. Acabo de cambiar ese 13 a 999 y no se actualiza, no se actualiza, no se actualiza. Qué horrible es eso, pero, en el iPad, puedo ver que este 99 cambió. Muy bien, hay una especie de retraso en el iPad. Me pregunto porque. No sé por qué. No sé por qué.Bien. Digamos que queremos compartir este libro - allí. Finalmente, finalmente se actualizó. ¿Cuánto tiempo tomó? Tendremos que volver atrás y medir cuánto tiempo tomó.
Muy bien, quiero compartir este libro con otra persona. Entonces, vamos a COMPARTIR y puedo invitar a personas si están en mi libreta de direcciones, o puedo OBTENER UN ENLACE PARA COMPARTIR y CREARÉ UN ENLACE DE EDICIÓN, ¿de acuerdo? Entonces, hay un pequeño enlace de edición. Yo copio eso, se lo envío a alguien, y ellos pueden tomarlo de su correo electrónico, y salgamos aquí a un navegador y controlaremos + V.
Bien. Ahora, aquí hay alguien que no tiene Office 365 pero necesita poder trabajar en este libro de trabajo. Está fuera de tu vista aquí. Intentaré hacer esto un poco más pequeño, y verás que tenemos esta cosa llamada EDITAR EN EL NAVEGADOR. Cuando elijo EDITAR EN NAVEGADOR, está bien, ahora, yo y el navegador podemos ir a esa celda de fecha, 1 de enero, y cambiar el 999. Presione ENTER. Bien, ahora, no tengo nada aquí en el navegador que indique quién más está en ese archivo, pero cuando vuelvo a Excel, el 999 ha cambiado nuevamente. Vea, el Excel en línea, no nos transmiten quién está en qué celda. Muy bien, definitivamente las personas que están en Office 365 trabajando en una computadora con Windows, esta es la mejor experiencia porque todos podrán ver dónde están los demás.
Bien. Así que ahora, hagamos lo malo aquí e intentemos romperlo, ¿de acuerdo? Entonces, volveré a la computadora portátil que ejecuta Office 365, elegiré FECHAS para el 6 de enero de 2018, que actualmente tiene la celda 10, y escribiré 999 pero no voy a presionar ENTER, está bien, y mira, no solo cambió el indicador, sino que dice que esa otra persona está editando esa celda de esa manera. Ahora, cuando veas que se vuelve azul oscuro, eso significa que mantente alejado de él, pero voy a violar eso. Voy a venir aquí y escribir 888. Muy bien. Voy a presionar Enter en ambas computadoras al mismo tiempo. Bien. El mío muestra 888 y este muestra 999. Todos pensamos que funcionó, pero luego el mío cambió el 999 aquí. Bien. Entonces, una vez que se sincroniza, tenemos un problema potencial que es algo malo.
Entonces, habría pensado que me habrían advertido. Habrían dicho, oye, algo anda mal aquí y te bloqueaste, pero supongo que la advertencia es el hecho de que alguien más estaba editando la celda. Entonces, si llego al 17 en la computadora portátil, ELDERBERRY, y comienzo a editarlo, lo cambio a 666, es mi propio problema si decido ingresar a esa celda, ¿de acuerdo? Podemos entrenarnos para hacer esto. Podemos acostumbrarnos a mantenernos alejados si hay alguien más en esa celda. No dejes que entren allí.
Bien. Ahora, el invitado, la experiencia en línea de Excel, en realidad muestra en qué celda se encuentra. Veamos qué tan rápido cambia eso. Entonces, volveré aquí a Excel en línea, elegiré HONEYDEW para enero y luego iré a Excel y veré cuánto tiempo lleva. Bien. Entonces, ahora, Excel en línea se está actualizando. Todavía no hay amor por Excel en el iPad. Podemos elegir otras celdas y no está haciendo nada.
Bueno. Ahora, una cosa interesante acerca de esto: estaba en Excelapalooza en Dallas, y Steve Kraynak del equipo de Excel estaba allí haciendo una demostración sobre coautoría y mostrando lo genial que es la coautoría y, por supuesto, Excel para iPad. tiene algunas funciones que, ya sabes, normalmente no podemos hacer o no podemos hacer fácilmente en tu computadora portátil o algo así. Entonces, en el iPad en este momento, voy a la pestaña DIBUJAR, elijo el DESTACADO y dibujo un pequeño resaltado sobre algunas celdas, 17 y 13 en Excel 2010, así, y luego apago la función DIBUJAR. Entonces, en realidad estoy usando la pantalla táctil en el iPad para resaltar algunas celdas, y luego también voy a la pestaña INSERTAR y saldré solo a CHERRY para el 3 de enero. Voy a insertar una foto con la herramienta de cámara, la verdadera herramienta de cámara,la cámara en el iPad, está bien. Por lo tanto, allí. Aquí, hagamos la pared de la oficina aquí. Tomaré una foto, digamos usar foto. Bien. Entonces, acabo de tomar una foto en el iPad.
Ahora, si eres un espectador habitual del podcast y viste el episodio de ayer, episodio 2156, ese era un video enojado que hablaba de lo horrible que es AUTOSAVE. AUTOSAVE es un subproducto de la coautoría. Entonces, para darnos co-autoría, nos dieron AUTOSAVE. En la décima parte del 1% de las veces que necesitamos ser coautores, el coautor es una característica increíble, y si encontraste este video, te encantará la coautoría porque ahora varias personas pueden operar en el mismo libro de trabajo al mismo tiempo, y la vida es realmente genial. Es el otro 99,999% de las veces que no necesitamos la co-autoría que AUTOSAVE es completamente maligno y va a estropear sus hojas de cálculo. Entonces, siéntase libre de volver atrás y ver ese video para conocer los peligros de AUTOSAVE.
Well, it took some time but the photo from the iPad actually showed up. Okay. So, in general, things are working well. Things are syncing between all the 4 end points. Even the pictures are showing up that I took on the iPad. Even in Excel online, the pictures are showing up that I took in the iPad which is great, alright? So, now, I'm going to come here and go to the drawing tools, choose one of these new pens, and just draw a little scribble here, alright, and then STOP INKING, and see what happens, and it says that it's saving. Saved to OneDrive. Alright, great.
Now, let's go see what happens on the other machines. Oh. Unsupported Feature. This feature cannot be edited because it contains the following features: Objects like toolbar controls, toolbox controls, or ActiveX controls. Well, I didn't insert any of those. I inserted one of the new pen items. So, now, I'm stuck with save a copy from the file tab and edit the new copy. Well, that's horrible because now I've created a forked version of the file.
Alright. Boy, it would have been nice if back in Windows 7 there, in the real Excel, it would have told me, hey, you're about to completely screw this up for everybody. That would have been really, really good. Alright, so, you know, essentially now, well, I could save a copy but I don't have a clue what it is that I recently typed here and what I'm going to lose, so it'd just be… well, I don't know. Alright. So, FILE and then… well, we'll just lose our changes.
Alright. So, back here, we now have the red line. It's not showing up on the iPad. The iPad says, refresh recommended, a newer version of this file is available on the server. So, I say more, and refresh. We're waiting for it to download, and, yes, now, the red scribble shows up on this version. Now, going back to check on the Windows 10 laptop where it also made a red scribble, different red scribble. Upload failed. Your file wasn't uploaded because your changes can't be merged with changes made by someone else, and, again, my choices are save a copy or discard changes, and, again, save a copy, useless because now I’ve create a forked version, and (what am I going to use, spreadsheet inquirer, - 10:49) to go figure out what changed. So, are you sure you want to discard all your changes that have not been uploaded to the server? Yes, and then, on the laptop, if I reopen, the scribble that I created in Windows 7 now shows up, but I had to (close, potential - 11:06), lose changes and reopen, alright?
So, things are going great between the four endpoints -- Excel online, Windows 7, Windows 10, and the iPad -- until I came here and did one of these new pen objects in either of the Excel for Windows versions, and then, well, now, I can't deal with the online version anymore and the syncing became a real hassle.
So, hey, just a note for Microsoft that there are certain operations you can do -- rare operations -- like going back here and using one of the new pen things that can force all the endpoints to have to reload in order to get past that, alright? Known issue. It's a thing.
Bien. Así que termine. Coautoría, oye, evita todo este lío si todos tienen que ser de solo lectura, excepto una persona, muchas peleas internas. Buenas noticias: si está usando Office 365 o incluso Excel en línea, Excel en el iPad, en general, parece funcionar bastante bien hasta que hace algo estúpido como insertar uno de los nuevos objetos de dibujo que no espera, ya sabe, y luego Excel en línea no funciona, y luego las cosas simplemente van al diablo, pero, en la vida general, simplemente ingresando números y fórmulas, puedo ver dónde va a funcionar realmente, realmente bien.
Está bien, bueno, oye. Quiero agradecerles por pasar. Nos vemos la próxima vez para otro netcast de.
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