Steve, un cliente de las Carolinas, hizo la pregunta que condujo a este consejo. Es común que los datos importados de un sistema externo tengan un campo de fecha. Existe un método simple en una tabla dinámica para convertir el campo de fecha en semanas, meses, trimestres o años.
Las tablas dinámicas son una característica realmente sorprendente de Excel. Si no está familiarizado con cómo crear una tabla dinámica, revise los Trucos avanzados de la tabla dinámica de Excel.
Utilizo tablas dinámicas con bastante frecuencia, y recientemente descubrí la capacidad de agrupar automáticamente las fechas en meses o años para analizarlas en tablas dinámicas.
Usando el asistente de tabla dinámica normal, es bastante sencillo tomar datos como los que se muestran a la izquierda y crear la tabla dinámica que se muestra a continuación. Estas tablas dinámicas básicas tienen fechas en el lateral y regiones en la parte superior.
En los días de Excel 95, si deseaba reemplazar las fechas diarias con meses, tenía que recurrir a insertar una nueva columna en sus datos de origen con la función day (). En la versión actual de Excel, existe una forma más sencilla.
Para comenzar, haga clic derecho en el campo de la fecha en su tabla dinámica. En el menú emergente, elija Grupo y esquema, luego elija Grupo …
Tenga en cuenta que esta opción solo está disponible para los campos de la sección de fila o columna de la tabla dinámica. Si desea agrupar un campo en la sección Página de una tabla dinámica, primero debe arrastrarlo hacia las columnas, agruparlo y luego volver a arrastrarlo a la sección Página.
Excel ofrece 7 niveles de agrupación predeterminados. Puede seleccionar uno o más de estos en el cuadro de diálogo Agrupación. Si selecciona un solo nivel de agrupación, el campo de la tabla dinámica (en este caso, InvDate) permanecerá como un campo, pero ahora se mostrará agrupado en el nivel particular.
Si selecciona varios niveles de agrupación (por ejemplo, mes, trimestre, año), Excel agregará un nuevo campo a la lista de campos dinámicos para el segundo y tercer grupo. De forma predeterminada, Excel asigna un nombre como "Trimestres" o "Años" a estas tablas dinámicas posteriores. Por lo tanto, este consejo es una gran solución a la pregunta: "¿Por qué mi tabla dinámica tiene campos adicionales llamados" Años "que no parecen estar en mis datos de origen?"
La convención de nomenclatura predeterminada de Excel para el segundo y tercer nivel de agrupación deja mucho que desear cuando tiene 2 campos de fecha en su tabla dinámica y los agrupa en meses, trimestres y años. Supongamos que tiene un campo para la fecha de vencimiento y otro campo para la fecha de finalización real. Si agrupa estos dos campos en meses, trimestres y años, la lista de campos dinámicos ofrecerá trimestres y años dos veces, y tendrá que recordar en qué orden agregó los campos cuando luego los arrastre desde la lista de campos dinámicos a la tabla dinámica. Por esta razón, sugiero usar el diálogo de información de campo para cambiar el nombre del campo de años a algo más significativo.
Después de especificar que desea que InvDate se agrupe por mes, la tabla dinámica vuelve a calcular y contrae las fechas a una por mes. Este es un método muy eficaz para proporcionar vistas de nivel de resumen de datos con un componente de fecha.
