¿Cómo puedo asegurarme en Excel de que no se ingresen números de factura duplicados en una columna de Excel en particular?
En Excel 97, puede usar la nueva función de Validación de datos para hacer esto. En nuestro ejemplo, los números de factura se ingresan en la columna A. Aquí se explica cómo configurarlo para una sola celda:
- La siguiente celda a ingresar es A9. Haga clic en la celda A9 y seleccione Datos> Validación en el menú.
- En el cuadro desplegable "Permitir:", elija "Personalizado"
- Ingrese esta fórmula exactamente como aparece:
=ISNA(VLOOKUP(A9,A$1:A8,1,FALSE)) - Haga clic en la pestaña Alerta de error en el cuadro de diálogo Validación de datos.
- Asegúrese de que la casilla "Mostrar alerta" esté marcada.
- Para Estilo: elija Detener
- Ingrese un título de "Valor no único"
- Ingrese un mensaje de "Debe ingresar un número de factura único".
- Haga clic en Aceptar"
Puedes probarlo. Ingrese un nuevo valor, digamos 10001 en la celda A9. No hay problema. Pero, intente repetir un valor, digamos 10088 y aparecerá lo siguiente:
Lo último que debe hacer es copiar esta validación de la celda A9 a las otras celdas de la columna A.
- Haga clic en la columna A y seleccione Editar> copiar para copiar la celda.
- Seleccione una amplia gama de celdas en la columna A. Quizás A10: A500.
- Seleccione Editar, Pegado especial. En el cuadro de diálogo Pegado especial, seleccione "Validación" y haga clic en Aceptar. La regla de validación que ingresó desde la celda A9 se copiará en todas las celdas hasta A500.
Si hace clic en la celda A12 y elige Validación de datos, verá que Excel cambió la fórmula de validación para que sea =ISNA(VLOOKUP(A12,A$1:A11,1,FALSE))Eso es todo lo que necesita saber para que funcione. Para aquellos de ustedes que quieran saber más, les explicaré en inglés cómo está funcionando la fórmula.
=ISNA(VLOOKUP(A9,A$1:A8,1,FALSE))
Estamos sentados en la celda A9. Le estamos diciendo a la función Vlookup que tome el valor de la celda que acabamos de ingresar (A9) e intente encontrar una coincidencia en las celdas que van desde A $ 1 a A8. El siguiente argumento, el 1, le dice a Vlookup que cuando se encuentre una coincidencia, nos diga los datos de la primera columna. Finalmente, el Falso en vlookup dice que solo estamos buscando coincidencias exactas. Aquí está el truco n. ° 1: si BUSCARV encuentra una coincidencia, devolverá un valor. Pero, si no encuentra una coincidencia, devolverá el valor especial de "# N / A". Normalmente, estos valores de # N / A son cosas malas, pero en este caso, QUEREMOS un # N / A. Si obtenemos un # N / A, entonces sabrá que esta nueva entrada es única y no coincide con nada por encima de ella. Una forma fácil de probar si un valor es # N / A es usar la función ISNA (). Si algo dentro del ISNA () se evalúa como un # N / A, obtiene un VERDADERO. Entonces,cuando ingresan un nuevo número de factura y no se encuentra en la lista sobre la celda, vlookup devolverá un # N / A, lo que hará que el ISNA () sea verdadero.
El segundo truco está en el segundo argumento de la función Vlookup. Tuve cuidado de especificar A $ 1: A8. El signo de dólar antes del 1 le dice a Excel que cuando copiamos esta validación a otras celdas, siempre debe comenzar a buscar en la celda de la columna actual. A esto se le llama dirección absoluta. Tuve el mismo cuidado de no poner un signo de dólar antes del 8 en A8. Esto se llama dirección relativa y le dice a Excel que cuando copiemos esta dirección, debería dejar de buscar en la celda que está justo encima de la celda actual. Luego, cuando copiamos la validación y miramos la validación de la celda A12, el segundo argumento en vlookup muestra correctamente A $ 1: A11.
Hay dos problemas con esta solución. Primero, no funcionará en Excel 95. Segundo, las validaciones solo se realizan en celdas que cambian. Si ingresa un valor único en la celda A9, y luego vuelve a subir y edita la celda A6 para que sea el mismo valor que ingresó en A9, no se invocará la lógica de validación en A9 y terminará con valores duplicados en su hoja de trabajo.
El método anticuado utilizado en Excel 95 abordará ambos problemas. En el método anterior, tendría la lógica de validación en una columna temporal B. Para configurar esto, ingrese la siguiente fórmula en la celda B9: =ISNA(VLOOKUP(A9,A$1:A8,1,FALSE))Copie esta fórmula de B9. Péguelo en las celdas B2: B500. Ahora, cuando ingrese los números de factura en la columna A, la columna B mostrará VERDADERO si la factura es única y FALSO si no es única.
