Todo el mundo dice que XML es la característica nueva más importante de Office 2003. Pero, a menos que se encuentre en una empresa con toneladas de esquemas XML flotando, probablemente no haya podido averiguar cómo duplicar esa fantástica demostración. lo que vio Microsoft durante el lanzamiento de Office 2003. Para aquellos de ustedes que se suscriben al boletín de Woody, ahora se dan cuenta de que Woody va a serializar la explicación de XML, haciéndonos esperar 4 semanas (o más) para obtener la historia completa. Entonces, antes de que Woody pueda llegar al grano, voy a repasar un largo consejo que explica cómo hacer un uso completo de XML en Office 2003.
La gran promesa
Microsoft dice que ahora puede almacenar datos como XML y reutilizarlos fácilmente. Abra el mismo archivo de datos y se ve de una manera en Excel, abra el archivo de datos y se ve de otra manera en Word. Es muy poderoso. También tenemos el hecho de que, dado que Office 2003 considera XML como un formato de archivo nativo, cualquier persona con cualquier lenguaje de programación puede escribir archivos XML nativos. Si tiene QBasic o Rexx o algo, ahora puede crear archivos XML Excel (ExcelML?) Sobre la marcha.
Solo en Excel Professional
Ahora nos enfrentamos a un sistema de clases en Office 2003. El soporte XML completo no está disponible en estas ediciones: (Los códigos en cursiva representan dónde puede comprar cada uno: R = Minorista, P = Preinstalado con una computadora nueva, V = Licencias por volumen , A = Licencia académica, S = Distribuidores escolares).
- Microsoft Office Small Business Edition 2003 (R, P, V, A)
- Microsoft Office Standard Edition 2003 (R, V, A, S)
- Microsoft Office Basic Edition 2003 (P)
- Microsoft Office Student and Teacher Edition 2003 (R, S)
El soporte XML completo está disponible en estas ediciones:
- Microsoft Office Professional Edition 2003 (R, P, V, A, S)
- Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003 (incluye InfoPath) (V)
- Microsoft Excel 2003 (R) (el cuadro de Excel independiente se considera profesional)
Si tiene la mala suerte de tener una de las versiones "menores" de Office 2003, su ruta de actualización más barata podría ser comprar la versión de caja de Excel. A menos que trabaje en un entorno corporativo, la única forma de obtener InfoPath (la nueva herramienta que le permite crear formularios y esquemas XML) es comprar la versión de caja minorista.
¿Qué es XML? ¿Es como HTML?
XML significa lenguaje de marcado extensible. Si alguna vez ha mirado la vista "Ver código fuente" de una página web en el Bloc de notas, está familiarizado con la estructura de XML. Mientras que HTML permite ciertas etiquetas, como TABLE, BODY, TR, TD, XML permite cualquier etiqueta. Puede crear cualquier tipo de etiqueta para describir sus datos. Aquí hay una captura de pantalla de algunos datos XML que escribí en el bloc de notas:
Aquí hay algunas reglas simples sobre XML:
- Cada bit de datos debe comenzar y terminar con una etiqueta idéntica: Datos
- Los nombres de las etiquetas distinguen entre mayúsculas y minúsculas. y NO son etiquetas válidas porque las mayúsculas en la etiqueta de cierre no son las mismas que las mayúsculas en la etiqueta de inicio.
- El archivo XML debe comenzar y terminar con una etiqueta raíz. Solo puede haber una etiqueta raíz en un archivo. En el ejemplo anterior, la etiqueta raíz es.
- Puede tener una etiqueta vacía; coloque la barra al final de la etiqueta en lugar del principio:
- Si anida etiquetas, debe cerrar la etiqueta interior antes de cerrar la etiqueta exterior. Si bien HTML permitirá esta estructura, haga clic en Cancelar. Esto no es válido en XML. los datos funcionarán, pero los datos no.
Sopa de letras: tres tipos de archivos
Estos son los tres archivos que encontraremos al trabajar con XML.
- .XML es el archivo de datos que se muestra arriba
- .XSD es una definición de esquema XML. Este es un archivo de suma importancia. Las relaciones de datos se definen aquí. La validación de datos también se define aquí. Para poder realizar la demostración de Microsoft, necesita un archivo de esquema XML. Si bien cualquiera puede escribir XML en el bloc de notas, necesitamos un esquema para hacer algo interesante. Te mostraré cómo crear uno a continuación.
- .XSL es un archivo XML StyleSheet Language: le permiten reutilizar los datos de un formato a otro.
De lejos, el mayor obstáculo es cómo crear el archivo de esquema. Puede abrir un archivo XML en Excel, pero no puede realizar ninguna transformación sin un esquema. Afortunadamente, Excel creará un esquema predeterminado para usted, pero NO es obvio cómo usar el esquema. Caminemos por los pasos.
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Abra un Bloc de notas en blanco. Copie estos datos de abajo y péguelos en el Bloc de notas. Guarde el archivo como test.xml.
ABC Co 123 Main Salem OH 44460 12345 100 10.50 YXZ Co 234 State Akron OH 44313 23456 10 20.50 - En Excel, use Archivo - Abrir. Si el cuadro "Archivos de tipo:" está configurado en Todos los archivos de Microsoft Excel, verá test.xml. Haga clic en Abrir.
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Primero se le presenta el cuadro de diálogo Open XML. Más adelante, querremos usar el poderoso panel de tareas Fuente XML, pero no podemos hacerlo hasta que tengamos un esquema válido. Por ahora, elija abrir como una lista XML.
Cuadro de diálogo XML abierto -
A continuación, obtenemos el cuadro de información de que el XML no tiene un esquema. Este es un mensaje fantástico, porque Microsoft ahora creará un esquema para usted sobre la marcha.
Mensaje de advertencia de esquema -
Aquí están nuestros datos en Excel. Es muy bueno. Activan la nueva y sorprendente función Lista de Excel 2003 (atajo habitual: Ctrl + L). Con la función Lista activada, tenemos filtros automáticos en cada columna y una fila de asterisco similar a Access para agregar nuevos datos.
Datos XML en hoja de cálculo de Excel -
Ahora, aquí está el truco de los indocumentados. Un consejo para el gurú de XML de Excel de Microsoft, Chad Rothschiller, por mostrarnos este truco genial. Inicie el Editor de Visual Basic con Alt + F11. En el Editor de Visual Basic, presione Ctrl + G para abrir el panel inmediato. En el panel inmediato, escriba:
Print ActiveWorkbook.XmlMaps(1).Schemas(1).Xml
Ventana inmediata en VBE ¿Recuerda el mensaje del n. ° 4? Microsoft se ofreció a crear un esquema sobre la marcha para nosotros. Este pequeño código de arriba imprimirá el esquema. Haga clic en Entrar y el esquema se imprimirá en el panel inmediato.
Esquema en el panel inmediato Abra un bloc de notas en blanco, copie los datos de la ventana inmediata y péguelos en el bloc de notas en blanco. Ahora puede ver el esquema completo de nuestro conjunto de datos simple.
Guardar archivo de esquema Ahora puede guardar el archivo del bloc de notas como TodaysOrders.xsd
- Vuelva a Excel y cierre el conjunto de datos de prueba.
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Desde Excel, abra test.xml nuevamente. Esta vez, indique que desea utilizar el panel de tareas Fuente XML y luego haga clic en Aceptar en el cuadro de información del esquema.
Elija la opción de apertura de la fuente XML -
Ahora obtiene una hoja de trabajo en blanco, pero el panel Fuente XML de la derecha enumera todos los campos disponibles.
Panel de origen XML -
Elija el menú desplegable Opciones y seleccione Vista previa de datos para ver una muestra de cada elemento en el panel de tareas.
Vista previa de datos en el panel de tareas -
Agrega un título con un bonito formato a tu hoja de cálculo en blanco. Arrastre el elemento Pedido de venta y suéltelo en la celda B6.
Elemento de datos de arrastrar y soltar - Si no ve la barra de herramientas de la lista, elija Ver - Barras de herramientas - Lista para mostrar la barra de herramientas.
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En la barra de herramientas, seleccione Actualizar datos XML
Botón Actualizar datos XML -
Los datos XML de muestra que escribimos anteriormente se agregan a la hoja de cálculo.
Datos XML de resultado en la hoja de trabajo - Guarde el libro de trabajo como un archivo de Excel normal, quizás llamado OrderReport.xls
Actualización de datos diariamente
Si puede hacer que su sistema comience a escribir pedidos diarios todos los días en Test.XML, entonces está todo listo. Abra OrderReport.xls, actualice los datos XML y tendrá un informe bien formateado de sus pedidos XML todos los días. Esto es bastante poderoso: configuro el formato una vez, abro el archivo todos los días, hago clic en Actualizar y tengo un informe bien formateado con los datos del conjunto XML.
Usar Excel para crear datos XML
¿Podemos usar Excel para crear nuevos datos XML? Ahora que tenemos un esquema definido, ¡sí podemos! A nuestra hoja de cálculo existente, podemos hacer que nuestros tomadores de pedidos telefónicos agreguen nuevos datos al archivo de Excel a lo largo del día. Al final del día, use Archivo - Guardar como. Elija guardar es como tipo: XML Data.
Confirme qué mapa usar:
Reutilización de los datos en Word
Ahora que hemos creado un esquema y datos, abramos los datos en Microsoft Word 2003. Después de abrir TestAsData.xml en Word 2003, obtenemos la vista de datos predeterminada en Word.
Puede formatear este documento:
Presione Ctrl + Shift + X para desactivar los campos:
Uso de vistas XSL para reutilizar datos
El ejemplo anterior que usa Arrastrar y soltar no crea realmente una transformación. Si crea archivos Transform, puede transformar fácilmente los datos XML en diferentes vistas en Word. Aquí es donde entra el poder real. Antes de mostrarle cómo crear su propia transformación, veamos cómo Microsoft configuró la demostración en la implementación de Office 2003.
Para probar esto en su copia de Word 2003, descargue XML Sample Package. El archivo zip contiene:
- Un archivo XML: SampleMemo.xml
- Un esquema: Memo.xsd
- Tres archivos de transformación: elegante.xsl, profesional.xsl, contemporáneo.xsl
Sigue estos pasos:
- Arranque Word 2003
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En el menú, seleccione Herramientas - Plantillas y complementos …
Plantillas y complementos -
Haga clic en la pestaña Esquema XML y seleccione Agregar esquema…
Ficha Esquema XML -
Navegue hasta donde descomprimió los archivos de muestra. Seleccione Memo.xsd y haga clic en Abrir.
Seleccionar archivo XSD para agregar un esquema -
En el cuadro de diálogo Configuración de esquema, asigne al esquema un nombre descriptivo en el cuadro Alias. Quizás algo como "Memo". Haga clic en Aceptar.
Agregar un alias al esquema En este punto, Word conoce el esquema de notas. A continuación, tenemos que hacer que Word 2003 sea consciente de las transformaciones. Tenga en cuenta que Microsoft las denomina "soluciones".
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Aún debería estar en el cuadro de diálogo Plantillas y complementos. Haga clic en Biblioteca de esquemas …
Biblioteca de esquemas - En el cuadro de diálogo Biblioteca de esquemas, seleccione Memo en el cuadro de lista superior. Esto habilitará el botón en la parte inferior del cuadro de diálogo para "Agregar solución …".
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Haga clic en el botón Agregar solución.
Añadiendo solución -
Navegue a la carpeta con sus archivos .xsl. Elija Contemporary.xsl y haga clic en Abrir.
Seleccione Transformar archivo -
En el cuadro de diálogo Configuración de la solución, asigne al archivo de transformación un nombre descriptivo, como "Contemporáneo". Haga clic en Aceptar.
Alias para el archivo de transformación -
Repita los pasos del 8 al 10 para agregar Elegant.xsl y Professional.xsl. Haga clic en Aceptar para cerrar la biblioteca de esquemas. Haga clic en Aceptar para cerrar Plantillas y complementos.
Finalizar la biblioteca de esquemas En la demostración de Microsoft, todos estos 11 pasos se realizaron entre bastidores. El público entró y vimos mientras nos mostraban estos pasos.
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Vamos a abrir SampleMemo.xml en Word. Aquí está la vista del bloc de notas de este archivo. Se trata de datos XML sin formato sin formato.
Contenido del archivo de datos XML de muestra -
Desde Word, abra SampleMemo.xml. Detrás de escena, Microsoft escanea el archivo XML para encontrar que se trata de datos utilizando el esquema Memo. Busca en la biblioteca de esquemas para ver si hay una coincidencia en el esquema "memo". Cuando lo hay, encuentra todas las soluciones XSL que hemos agregado. Como tenemos tres, Word selecciona uno para mostrar y luego nos ofrece los demás en el panel de tareas Documento XML. Esto es muy asombroso.
Aquí está el panel de vistas de datos XML:
Panel de vistas de datos XML Aquí está la vista predeterminada de los datos (esto está usando el xsl elegante).
Vista predeterminada de los datos Haga clic en Solo datos y obtendrá solo los datos sin formatear.
Vista de solo datos Haga clic en Contemporáneo, y unos segundos más tarde, tendrá una vista formateada de los datos totalmente diferente:
Vista formateada de los datos -
Puede mostrar / ocultar las etiquetas XML violetas con Ctrl + Shift + X.
Mostrar / ocultar etiquetas XML
Creación de sus propios archivos de transformación XSL
Puedo ver el poder. Pero hasta ahora, solo hemos utilizado archivos XSL descargados para los datos de otra persona. Realmente necesitamos una forma de crear un archivo XSL para nuestros propios datos. Nuevamente, si trabaja para una empresa que es rica en XML, es probable que alguien ya tenga configuradas estas transformaciones. Sin embargo, si usted es la primera persona en su empresa que prueba el material XML, entonces tendrá que pasar por la tarea relativamente dolorosa de configurar sus propios archivos de transformación.
Así es como vamos a hacer esto. Primero, voy a crear un documento elegante en Word que muestre cómo quiero mostrar los datos XML. Colocaré marcadores de posición fáciles de encontrar donde quiero que vayan los campos XML. Guardaré este documento como Word XML. Luego, usando el Bloc de notas, voy a editar el documento, pegar un código XSL y guardar el archivo. Esto debería crear un archivo de transformación XSL personalizado.
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En Word, cree una muestra con un formato agradable. A continuación, he creado una confirmación de pedido. Tiene un logotipo, texto introductorio, los campos del archivo XML y texto de cierre. He usado varias fuentes y colores. La convención de usar *** para resaltar los campos es simplemente para ayudarme mientras reviso el archivo XML de Word en el Bloc de notas.
Plantilla en Word -
Guardaré este archivo como Word XML.
Guardar como Word XML - Abriré dos ventanas de bloc de notas. Uno tiene Sales Order.xml y el otro tiene un código de transformación elegant.xsl existente. (continuará).
