Doy una clase sobre Power Excel en la Universidad de Akron. Aunque se anuncia como una clase avanzada, siempre hay algunos conceptos básicos que los estudiantes parecen no conocer. Estoy asombrado de cómo las técnicas más simples causarán la mayor emoción. Este es uno de esos consejos.
Hoy, Sajjad de Dubai escribió con una pregunta. Tiene una base de datos con el nombre en la columna A y el apellido en la columna B. ¿Cómo puede combinar el nombre y el apellido en una sola columna?
Esta es una de esas preguntas que nunca encontrará en la ayuda de Excel, porque a nadie se le ocurre buscar la palabra "Concatenación". Diablos, no creo que ninguna persona normal use la palabra concatenar. Si no sabe cómo buscar Concatenar, nunca aprenderá que el operador de concatenación es un ampersand.
Comience con una fórmula básica de =A2&B2
Esto le dará el resultado que se muestra en C2 a continuación:
Este es un buen comienzo. Sin embargo, realmente deberíamos concatenar el nombre, un espacio y el apellido. Prueba esta fórmula:
=A2&" "&B2
Entonces, la pregunta es: ¿quieres gritar MICKEY MANTLE, o prefieres decir Mickey Mantle? Si desea cambiar el nombre a mayúsculas y minúsculas, use la =PROPER()función.
=PROPER(A2&" "&B2)
A continuación, desea copiar la fórmula a todas las celdas de la columna. Un método de acceso directo para hacer esto es hacer doble clic en el controlador de relleno mientras la celda C2 está seleccionada. El controlador de relleno es el punto cuadrado más oscuro en la esquina inferior derecha del puntero de celda. El punto se ve así:
Cuando el puntero del mouse está cerca del punto, el puntero del mouse cambia a una cruz como esta.
Haga doble clic y la fórmula se copiará en todas las celdas del rango.
Nota: Excel usa la columna de la izquierda para calcular qué tan lejos copiar las celdas después del doble clic. Si tuviera una celda en blanco en B8, este truco se detendría en la fila 7. Déjele a Cher que cause un problema.
Si este es el caso, es posible que desee tomar el controlador de relleno y arrastrar hacia abajo a todas las filas para copiar la fórmula.
Nota 2: La función Proper es excelente, pero no escribe correctamente los apellidos como McCartney (Ver celda C7). Tendrá que pasar manualmente y poner en mayúscula la C después de la Mc. También tendría un problema con VanHalen. ¿Es esto un dolor? Sí, pero es más fácil arreglar algunas celdas que volver a escribir todo en el caso adecuado.
Conversión de fórmulas en valores
Ahora que tiene Nombre Apellido en la columna C, es posible que tenga la tentación de eliminar las columnas A y B. No puede hacer esto todavía. Si eliminara las columnas A y B, todas las fórmulas de la columna C cambiarían a #REF. error. Este error dice: "Oye, me dijiste que el valor en esta columna debería ser de A2 y B2, pero eliminaste esas celdas, así que no sé qué poner aquí".
La solución es cambiar las fórmulas a valores antes de eliminar las columnas A y B. Siga estos pasos:
- Resalte el rango de celdas en la columna C
- Copie esas celdas en el portapapeles usando su método favorito (los 4 métodos para elegir: Ctrl + C o Editar - Copiar desde el menú o el icono del portapapeles en la barra de herramientas, o haga clic con el botón derecho y elija copiar).
- Sin anular la selección de las celdas, en el menú, elija Edición> Pegado especial. En el cuadro de diálogo Pegado especial, elija Valores y luego Aceptar. Este paso pegará el valor actual de cada celda en el rango nuevamente en la celda. En lugar de tener una fórmula, ahora tendrá un valor estático. Es seguro eliminar las columnas A y B.
Unir una celda que contiene texto a una celda que contiene un número
En general, esto funcionará bastante bien. En la imagen de abajo, he usado la fórmula para construir una frase que contiene un nombre en la columna A con una edad en la columna C.
El truco es cuando el número se muestra en un formato y desea que se use en otro formato. Las fechas son un ejemplo clásico de esto. La fecha del 11 de diciembre de 1943 en realidad se almacena como un número de días desde el 1 de enero de 1900. Si trato de unir el texto de la columna A con la fecha de la columna B, obtengo un resultado que parece tonto.
La solución es usar la =TEXT()función. La función de texto requiere dos argumentos. El primer argumento es una celda que contiene un número. El segundo argumento es un formato de número personalizado que indica cómo se mostrará el número. La siguiente fórmula producirá un resultado con un formato agradable.
Hay muchas técnicas interesantes que se trataron en este consejo.
- Una fórmula para unir 2 columnas de texto usando el signo comercial como operador de concatenación
- Cómo unir una celda a un valor de texto
- Cómo utilizar la función ADECUADA para cambiar los nombres a mayúsculas y minúsculas
- ¡Por qué obtienes un #REF! error
- Cómo utilizar Pegar valores especiales para convertir fórmulas en valores.
- Unir una celda que contiene texto a una celda que contiene un número
- Usar la función TEXTO para controlar la visualización de una fecha en una fórmula.
Este concepto se ha reimpreso de Guerilla Data Analysis con Microsoft Excel.
