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Las tablas dinámicas son la característica más poderosa de Excel. Otros consejos en este sitio discuten las tablas dinámicas, pero el programa de hoy habla sobre dos usos interesantes de las tablas dinámicas. Primero, puede utilizar una tabla dinámica para generar una lista única de valores de un campo. En segundo lugar, puede utilizar una tabla dinámica para mostrar el porcentaje de elementos en una fila.
El conjunto de datos tiene más de 10,000 filas de datos de ventas. Hay columnas para cliente, producto, mes y cantidad vendida.
Encontrar valores únicos
La forma tradicional de encontrar valores únicos en una lista es utilizar el comando Datos - Filtro - Filtro avanzado. Sin embargo, también puede crear una lista única de valores con una tabla dinámica. Seleccione una sola celda en el conjunto de datos. En el menú, elija Datos - Informe de tabla dinámica y gráfico dinámico. Haga clic en Finalizar. Se le presentará una tabla dinámica en blanco como se muestra a continuación.
Para obtener una lista única de clientes, seleccione el campo Cliente y presione el botón Agregar al área de la fila.
Si cuenta, eso fue un total de cuatro clics. Ahora puede copiar las celdas A5: A28 a otra hoja de trabajo y tiene una lista única de clientes.
Cálculo del porcentaje del total
Regrese a su conjunto de datos original y seleccione una sola celda. En el menú, seleccione Datos - Informe de tabla dinámica y gráfico dinámico. Haga clic en Finalizar para crear una tabla dinámica en blanco.
En la lista de campos de la tabla dinámica, elija Producto y haga clic en Agregar al área de fila.
A continuación, elija el campo Fecha. Cambie el menú desplegable en la parte inferior de la lista de campos para que sea el área de la columna y haga clic en el botón Agregar a.
Elija el campo Casos. Cambie el menú desplegable al área de datos. Haga clic en el botón Agregar a. La tabla dinámica resultante mostrará las ventas por producto y mes.
Aunque este informe es un resumen de 10,000 filas de datos, sigue siendo una confusión confusa de números. Es realmente difícil detectar tendencias en los datos. ¿Cuándo se venden mejor las bananas? Es dificil de decir.
Haga doble clic en el botón Suma de casos en la celda A3 para mostrar el cuadro de diálogo Campo de tabla dinámica. El cuadro de diálogo le ofrece algunas configuraciones que rara vez necesita cambiar. Sin embargo, elija el botón Opciones para ver más opciones.
El diálogo expandido indica que está mostrando los datos como Normal.
Seleccione el menú desplegable Mostrar datos como. Hay opciones para:
- Normal
- Diferencia de
- % de
- % De diferencia de
- Total en ejecución
- % de fila
- % de columna
- % del total
- Índice
Para el análisis de hoy, elija% de fila. El campo base y el elemento base no son relevantes para el% de fila, por lo que esas opciones están en gris. Elija Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y volver a la tabla dinámica.
En la tabla dinámica resultante, puede ver que las ventas de banano son más fuertes de enero a febrero. Las manzanas crecen mejor de septiembre a noviembre y las cerezas crecen bien de mayo a julio.
Aunque las tablas dinámicas generalmente requieren cuatro clics para crearse, tienen muchas características adicionales que permiten análisis aún más poderosos. La gente a menudo se sorprende de que Michael Alexander y yo pudiéramos llenar 250 páginas sobre una función de Excel, pero cuando considera todas las opciones en una tabla dinámica, merece un libro completo.
Los consejos de este episodio provienen de Pivot Table Data Crunching.
