Recientemente, estuve haciendo varios seminarios de Excel Power. Cuando tienes 150 contables en una habitación para una mañana llena de risas con consejos y trucos de Excel, siempre aprendo algo nuevo. Alguien en la audiencia puede compartir un truco genial con el resto de la sala.
En el episodio de hoy, tengo una colección de nuevos trucos. Estos son en realidad trucos que son mejores o diferentes al método equivalente que se analiza en el libro. Definitivamente estarán en la próxima revisión del libro.
Por cierto, me encantaría venir a tu ciudad para hacer un seminario de Power Excel. Si pertenece a un grupo profesional como el capítulo local del Instituto de Contadores Gerenciales, el Instituto de Auditores Internos, la AICPA, la PYME, etc., ¿por qué no sugerirme que me contraten para uno de sus próximos días de CPE? Envíe al director del programa de su capítulo a esta página para obtener más detalles.
Encuentre la diferencia entre dos fechas
Yo suelo hablar de los métodos para el uso =YEAR(), =MONTH(), =DAY()funciones, pero hay un fresco antiguo escondite función en Excel.
La función DATEDIF queda de Lotus. Si bien la ayuda de Excel no habla de esta función, es una excelente manera de encontrar la diferencia entre dos fechas.
La sintaxis es =DATEDIF(EarlierDate,LaterDate,Code)
Estos son los valores válidos que puede usar para Code.
- Y - le dirá el número de años completos entre las dos fechas.
- YM: le indicará el número de meses completos, excluidos los años, entre las dos fechas.
- MD: le indicará el número de días completos, excluidos los meses completos, entre las dos fechas.
- M - le dirá el número de meses completos. Por ejemplo, he estado vivo durante 495 meses.
- D - le dirá el número de días. Por ejemplo, he estado vivo durante 15,115 días. Este es un uso trivial, ya que podría simplemente restar una fecha de otra y formatear como un número para duplicar este código.
Los códigos útiles son los tres primeros códigos. En el programa, demostré esta hoja de trabajo. Las fórmulas idénticas en las columnas D, E y F calculan el DATEDIF en años, meses y días.
La fórmula de la columna G une esto para crear texto con la cantidad de tiempo en años, meses y días.
Puede combinar esto en una sola fórmula. Si la celda A2 contiene la fecha de unión, use la siguiente fórmula en B2:
=DATEDIF($A2,TODAY(),"Y")&" years, "&DATEDIF($A2,TODAY(),"YM")&" months & "&DATEDIF($A2,TODAY(),"MD")&" days"
Suma de celdas visibles
Agregue una función SUMA debajo de una base de datos y luego use Autofiltro para filtrar la base de datos. ¡Excel incluirá molestamente las filas ocultas en la suma!
En su lugar, siga estos pasos:
- Utilice Datos - Filtro - Autofiltro para agregar los menús desplegables de Autofiltro.
- Elija un filtro para un campo
- Vaya a la celda en blanco debajo de una de las columnas numéricas en la base de datos.
- Haga clic en la letra griega E (Sigma) en la barra de herramientas estándar. En lugar de ingresar
=SUM(), Excel ingresará=SUBTOTAL()y usará los códigos para evitar que se incluyan filas ocultas.
Tecla de acceso directo para repetir el último comando
La tecla F4 repetirá el último comando que realizó.
Por ejemplo, seleccione una celda y haga clic en el icono B para poner la celda en negrita.
Ahora, seleccione otra celda y presione F4. Excel pondrá esa celda en negrita.
F4 recordará el último comando. Entonces, podría hacer una celda en cursiva y luego usar F4 para hacer que muchas celdas estén en cursiva.
Preseleccione el rango de celdas a ingresar
En el libro, le muestro cómo usar Herramientas - Opciones - Editar - Mover selección después de ingresar dirección - Derecha para forzar a Excel a moverse hacia la derecha cuando presiona la tecla Intro. Esto es bueno cuando tiene que ingresar datos a lo largo de una fila.
Es particularmente útil si está ingresando números en el teclado numérico. El truco te permite escribir 123 Enter y terminar en la siguiente celda. Manteniendo sus manos en el teclado numérico, puede ingresar los números más rápido.
Alguien sugirió una mejora en esta técnica. Preseleccione el rango en el que ingresará los datos. La ventaja es que cuando llega a la última columna y presiona Enter, Excel saltará al comienzo de la siguiente fila.
En la imagen de abajo, presionar Enter lo moverá a la celda B6.
Ctrl + Arrastrar el controlador de relleno
He mostrado el truco del mango de relleno muchas veces en el programa. Ingrese Lunes en A1. Si selecciona la celda A1, hay un punto cuadrado en la esquina inferior derecha de la celda. Este punto es el controlador de relleno. Haga clic en el controlador de relleno y arrastre hacia abajo o hacia la derecha. Excel completará martes, miércoles, jueves, viernes, sábado y domingo. Si arrastra más de 7 celdas, Excel comenzará de nuevo el lunes.
Excel es realmente bueno. Puede extender todas estas series automáticamente:
- Lunes a martes, miércoles, jueves, viernes, etc.
- Ene - Feb, Mar, Abr, etc.
- Enero - febrero, marzo, etc.
- Q1 - Q2, Q3, Q4, etc.
- Trimestre 1 - Trimestre 2, Trimestre 3, Trimestre 4, Trimestre 1, etc.
- 1er período - 2do período, 3er período, 4to período, etc.
- 23 de octubre de 2006 - 24 de octubre de 2006, 25 de octubre de 2006, etc.
Dado que Excel puede hacer TODAS estas increíbles series, ¿qué esperaría si ingresa 1 y arrastra el controlador de relleno?
Es de esperar que obtenga 1, 2, 3,…
Pero realmente obtienes 1, 1, 1, 1, 1,…
El libro habla de un método complicado. Ingrese 1 en A1. Ingrese 2 en A2. Seleccione A1: A2. Arrastre el controlador de relleno. Hay una mejor manera.
Simplemente ingrese 1 en A1. Ctrl + Arrastra el controlador de relleno. Excel completará 1, 2, 3. Mantener presionada la tecla Ctrl parece anular el comportamiento normal del controlador de relleno.
Alguien en un seminario dijo que le gustaría ingresar una fecha, arrastrar la fecha y hacer que Excel mantenga la misma fecha. Si mantiene presionada la tecla Ctrl mientras arrastra el controlador de relleno, Excel anulará el comportamiento normal (incrementando la fecha) y le dará la misma fecha en todas las celdas.
