A veces, si realmente conoce el nombre de una función, es fácil encontrar cómo controlarla. Pero con el tema de hoy, la mayoría de las personas a quienes les pica este "error" no tienen idea de por qué está sucediendo. Informarán de un síntoma del tipo: "Por alguna razón, dos de nuestros empleados siguen apareciendo en la parte superior de nuestras tablas dinámicas". A menudo predeciré que el empleado se llamará junio o mayo o tal vez incluso viernes.
Aquí está la historia: cada copia de Excel comienza con cuatro listas personalizadas integradas. Esas listas contienen los nombres de doce meses, siete nombres de días de la semana, abreviaturas de doce meses y siete abreviaturas de días de la semana. Las listas personalizadas se utilizan a menudo junto con el identificador de relleno para agregar rápidamente títulos en una hoja de trabajo.
Pero las listas personalizadas tienen otros usos. Puede ordenar por una lista personalizada. En el cuadro de diálogo Ordenar, el menú desplegable Ordenar por ofrece una lista ascendente, descendente y personalizada. Además, puede usar una lista personalizada para controlar la secuencia de elementos en una tabla dinámica.
Debido a que las listas personalizadas son útiles, muchas personas crearán nuevas listas personalizadas. Una lista puede ser tan corta como dos o tan larga como 254 elementos. Puede agregar listas personalizadas para sus líneas de productos, centros de costos o ubicaciones de plantas.
Por ejemplo, tengo una lista personalizada con tres nombres de regiones: Este, Central, Oeste. La lista tiene los elementos en ese orden. Cuando creo una tabla dinámica, la tabla dinámica mostrará automáticamente las regiones en la secuencia Este, Central, Oeste, aunque la secuencia normal sería Central, Este, Oeste.
¿Qué sucede cuando su empresa introdujo una nueva región Sur y no actualiza la lista personalizada? Excel usará Este, Centro, Oeste de la lista personalizada y luego mostrará los elementos que no están en la lista personalizada:
Pero supongamos que no ha creado ninguna lista personalizada. Su versión de Excel solo tiene las cuatro listas integradas. Hay treinta y ocho palabras que se encuentran en esas listas personalizadas. Si tiene un conjunto de datos con nombres y algunos de esos nombres están en la lista de 38 palabras, esos nombres se clasificarán en la parte superior de la tabla dinámica. No conozco a muchas personas llamadas Tue o Thu. Pero conozco a muchas personas llamadas Jan. El problema ocurrirá si sus datos incluyen alguno de estos nombres: abril, abril, agosto, agosto, diciembre, diciembre, febrero, febrero, viernes, enero, enero, julio, julio, Jun, junio, marzo, marzo, mayo, mayo, lunes, lunes, noviembre, noviembre, octubre, octubre, sábado, sábado, septiembre, septiembre, domingo, jueves, jueves, martes, miércoles y miércoles.
Nota
Durante la grabación del video a continuación, descubrí accidentalmente que la clasificación de la tabla dinámica podría provenir de varias listas. Los nombres de enero del mes y abril del mes se ordenarán antes de otro nombre como Andy. Sin embargo, no existe una regla clara para determinar qué listas personalizadas se ordenarán primero. Incluso verifiqué con Sam Rad en el equipo de Excel y no hay nada definido para manejar la mezcla de elementos de varias listas. Sam sugiere que si desea controlar la clasificación de una tabla dinámica, mantenga todos los elementos en la misma lista personalizada.
Entonces, ¿cómo logras que Jan deje de ordenar en la parte superior de una tabla dinámica? Después de todo, no puede eliminar esas listas personalizadas integradas.
- Haga clic derecho en la tabla dinámica y elija Opciones.
- En Opciones de tabla dinámica, vaya a la pestaña Totales y filtros.
- Anule la selección de la casilla para Usar listas personalizadas al ordenar.
Nota: Esto no solucionará la tabla dinámica ya existente. Debe realizar el paso 4 para volver a ordenar una tabla dinámica que ya existe. - Abra el menú desplegable Región en la tabla dinámica. Elija Orden ascendente
Si tiene Office 365 o Excel 2019, puede cambiar los valores predeterminados de todas las tablas dinámicas futuras para desactivar esta función. Vaya a Archivo, Opciones, Datos, Editar diseño predeterminado. En el siguiente cuadro de diálogo, haga clic en Opciones de tabla dinámica y desactive la función que se muestra arriba.
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Transcripción del video
Aprenda Excel de Podcast, Episodio 2211: Tabla dinámica, sin clasificación personalizada.
Oye, bienvenido de nuevo a Netcast, soy Bill Jelen. Pregunta de hoy: ¿Por qué mis tablas dinámicas se ordenan en una secuencia extraña?
Muy bien, tenemos una lista de empleados aquí, y todos son por su nombre de pila: Adam, April, Claire, Della, insertamos una tabla dinámica: Insertar, tabla dinámica, de acuerdo, coloca los nombres en el lado izquierdo, y Ventas, por alguna razón, enero y abril están llegando a la cima, luego seguidos por Gary, Otto, Paul, mayo, junio y luego todos los demás, alfabéticamente. ¿Que está pasando aqui?
Bueno, sé exactamente lo que está pasando aquí, y en muchas ocasiones lo uso a propósito. Permítanme poner Región y notarán que la Región aparece: Este, Centro, Oeste. ¿Por qué aparece este, centro, oeste? Porque configuré una Lista personalizada: Archivo, Opciones, Avanzado, desplácese hasta el final, Edite Listas personalizadas y vea Tengo una lista: este, centro, oeste. Y esta lista me permite usar el identificador de relleno para completar esta lista, me permite ordenar los datos en esta lista; debe ir a Datos, Ordenar y luego elegir la tercera lista personalizada desplegable y, automáticamente, Las tablas dinámicas se ordenarán en esta lista. Eso es hermoso, ¿verdad? Quiero que eso suceda.
Pero, en el caso de que tengamos Empleado en lugar de Región, y tengamos algunos empleados llamados enero, abril, mayo, junio o miércoles, se elevarán a la parte superior de la lista. Ahora, ¿por qué Gary, Otto y Paul? Porque creo datos falsos todo el tiempo, por lo que tengo una lista personalizada que comienza con Andy y tiene 26 nombres allí, y sucede que Gary, Otto y Paul están en mi lista. Si hubiéramos tenido un empleado llamado miércoles o martes, también se habrían ordenado al principio de la lista.
Aunque, lo único que realmente no puedo explicar aquí, y trato de entender cómo funciona Excel todo el tiempo, pero, en este caso particular, no puedo entender el patrón porque enero y abril están en este lista aquí, la cuarta lista desde la parte superior, y si hubiera escrito en enero, agarré el controlador de relleno y lo arrastré, o digamos que escribí Jan y agarré el controlador de relleno y arrastré usa el más cercano a la parte inferior, ¿verdad? Entonces, este con la palabra adicional "Total" se usará en lugar de este que está cerca de la parte superior de la lista. Muy bien, enero y abril están en esta lista, y luego … aquí, ¿dónde está Andy, aquí mismo? Entonces, aquí están Gary, Otto y Paul en esa lista. Pero mayo y junio … bueno, mayo está en esta lista y junio está en esta lista. Correcto. Entonces, ¿por qué?s mezclar elementos de esta lista, esta lista y esta lista, no tengo una explicación para eso. Hubiera esperado que hubiera elegido una lista y usado todo de esa lista, ya sabes, o algo así, ¿verdad? ¿Por qué enero y abril, y luego junio hasta aquí? Eso no tiene ningún sentido para mí.
Pero, de todos modos, ese no es el punto del episodio. Lo sintonizó para averiguar: "¿Cómo podemos hacer que las tablas dinámicas sucedan sin una clasificación personalizada?" Entonces, esto es lo que debe hacer: para cambiar solo esta tabla dinámica, haga clic con el botón derecho, vaya a Opciones de tabla dinámica, vaya a la segunda pestaña llamada Totales y filtros y desmarque esta casilla "Usar listas personalizadas al ordenar". Ahora, eso no lo arregla. E incluso quitar Empleado y devolver Empleado no lo soluciona. Tienes que ir aquí a este menú desplegable y decir Ordenar de la A a la Z, y eso lo solucionará.
Pero, ¿qué pasa si nunca quieres que esto suceda, verdad? Tienes a alguien llamado Jan, y siempre están en la parte superior de la lista. Bueno, puedes apagarlo permanentemente. Vaya a Archivo, Opciones, Datos: ahora, esto es nuevo en Office 365, apareció en 2017: Editar diseño predeterminado. Vaya a Opciones de tabla dinámica, vaya a Totales y filtros y desmarque "Usar listas personalizadas al ordenar". Si no tiene esta opción, bueno, es hora de actualizarse a Office 365. Realmente no hay razón para tener Excel 2016, Excel 2013 o Excel 2010. Desea obtener la última y mejor versión: nuevas características cada mes, y realmente nos brindan muchas funciones nuevas y geniales cada mes. En realidad, es más barato optar por Office 365 que pagar $ 400 una vez cada tres años. Entonces, ya sabes, no hay una buena razón para eso.
Tablas dinámicas, listas personalizadas, todo cubierto en mi libro LIVe, Los 54 mejores consejos de Excel de todos los tiempos. Haga clic en esa "I" en la esquina superior derecha para obtener más información sobre el libro.
Muy bien, termine hoy: ¿Por qué May o Jan siguen clasificando en la parte superior de la tabla dinámica? Esto se debe a que las tablas dinámicas siguen el patrón de clasificación de las listas personalizadas, y esos nombres de meses o días de la semana están en las listas personalizadas. Por lo tanto, si emplea a personas llamadas junio, mayo o miércoles, se clasificarán en la parte superior de la tabla dinámica. ¿Dónde puede ver sus listas personalizadas? Ir al archivo; Opciones; Avanzado; desplácese hacia abajo; Edite listas personalizadas. Pero, oye, ¿esas primeras cuatro series, las que tienen los nombres de los meses y los nombres de los días de la semana? Esos no se pueden eliminar. No está permitido editarlos; Esos están integrados. Muy bien, entonces su única solución es simplemente despedir a todas las personas llamadas abril o junio o puede hacer clic con el botón derecho en la tabla dinámica y elegir Opciones; vaya a Totales y filtros; desmarque "Usar listas personalizadas al ordenar". O,si tiene Office 365, simplemente apáguelo para cada tabla dinámica futura: archivo; Opciones; Datos; Valores predeterminados de la tabla dinámica; vaya a Opciones de tabla dinámica y apáguelo una vez. Estará desactivado para todas las listas futuras.
Bueno, bueno, para probar esto, para descargar el libro de trabajo del video de hoy, visite la URL en la descripción de YouTube.
Quiero agradecerles por pasar; Nos vemos la próxima vez para otro netcast de.
Descargar archivo de Excel
Para descargar el archivo de Excel: pivot-table-no-custom-sort.xlsx
Pensamiento del día de Excel
Les he pedido a mis amigos de Excel Master sus consejos sobre Excel. Pensamiento de hoy para reflexionar:
"Viva una vida prestada por Excel"
Areef Ali
