¡¡¡¡Están de vuelta!!!!
Es genial que el programa de televisión Call for Help vuelva al aire en TechTV Canada. Estas son mis notas del programa de mi aparición en el episodio 31.
25 aniversario
2004 marca el 25 aniversario de la invención que cambió el mundo: la hoja de cálculo electrónica. En 1978, una hoja de cálculo consistía en papel de contabilidad verde, un portaminas y una goma de borrar.
En la figura anterior, si descubrió que un número era incorrecto, tendría que borrar todos los números resaltados en rojo a continuación.
En 1979, dos tipos cambiaron todo. En 1978, un estudiante del MIT llamado Dan Bricklin imaginó una calculadora con una bola de ratón en la parte inferior. Pensó que sería genial poder desplazarse hacia atrás por las entradas pasadas, cambiar un número y actualizar todos los cálculos futuros. Trabajando en equipo con Bob Frankston, desarrollaron la primera hoja de cálculo electrónica del mundo. En octubre de 1979, lanzaron un CALCulator VISIble para Apple IIe y lo llamaron VisiCalc. Aquí hay una captura de pantalla de VisiCalc
Antes de VisiCalc, no había ninguna razón de peso para comprar una computadora personal. ¿Las empresas iban a gastar miles de dólares para jugar a MicroChess? VisiCalc literalmente impulsó a toda la industria de las PC, ya que muchas empresas compraron una PC para ejecutar VisiCalc. Dan Bricklin y Bob Frankston aparecieron en la portada de Inc. Magazine. Ese es Bob a la izquierda y Dan a la derecha.
Hoy, si visita DanBricklin.com, puede descargar una copia de trabajo de VisiCalc que se ejecutará en una caja de DOS en Windows. Sorprendentemente, ¡el programa completo es solo 28K !.
Tablas dinamicas
Las cosas han avanzado mucho en 25 años. Hoy, Microsoft Excel es muy poderoso. La característica más poderosa de Excel es una tabla dinámica. Estos se introdujeron originalmente a mediados de los 80 cuando salió Lotus Improv.
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Comience con datos bien formados en Excel
Sus datos no deben tener filas o columnas completamente en blanco. Debe haber un encabezado único encima de cada columna. Debe asegurarse de que los encabezados estén en una sola fila en lugar de abarcar dos o tres filas. Mis datos de muestra son varios cientos de filas de datos de facturas.
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Seleccione una sola celda en el conjunto de datos.
En el menú, seleccione Datos> Informe de tabla dinámica y gráfico dinámico.
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En el paso 1 del Asistente para tablas dinámicas, haga clic en Finalizar para aceptar todos los valores predeterminados.
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Ahora tendrá una nueva hoja de trabajo en su libro de trabajo. Todos los campos disponibles en su conjunto de datos aparecen en la Lista de campos de la tabla dinámica.
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Supongamos que su gerente quiere un informe de ingresos por región y producto. Arrastre el campo de región de la lista de campos y suéltelo en la sección Campos de fila aquí. Tenga en cuenta que cuando el mouse está en la ubicación correcta, el puntero del mouse cambiará para mostrar la barra azul en el extremo izquierdo de la tabla dinámica.
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A continuación, arrastre el campo Producto de la Lista de campos y suéltelo en la sección Campos de columna aquí. En la imagen que sigue, observe cómo la parte azul del puntero del mouse está en el segundo rectángulo desde la parte superior.
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A continuación, arrastre el campo Ingresos de la Lista de campos y suéltelo en la sección Elementos de datos. La sección azul del puntero del mouse se encuentra en el área principal de la hoja de trabajo.
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Su informe de tabla dinámica está completo. Ha resumido muy rápidamente cientos de filas de datos en un pequeño informe para su gerente.
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Si su gerente es como la mía, verá esto y dirá que es casi perfecto. ¿Podría volver a hacerlo con productos de tamaño inferior y regiones en la parte superior? Aquí es donde la tabla dinámica es excelente.
Simplemente puede arrastrar los encabezados de los campos grises a una nueva ubicación para cambiar el informe.
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En 2 segundos, ha cambiado el informe para cumplir con la solicitud del gerente.
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Si el gerente desea una vista diferente, arrastre el campo Producto de nuevo a la Lista de campos y reemplácelo con el campo de fecha.
Magia de citas
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En la imagen de arriba tienes un informe por día. Fuera de la planta de fabricación, no muchas personas necesitan ver los datos durante el día. La mayoría quiere un resumen por mes. Esta es la forma secreta de convertir el informe diario en un informe mensual. Primero, haga clic con el botón derecho en la pestaña del campo Fecha. Elija Agrupar y Mostrar detalles y luego Agrupar.
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En el cuadro de diálogo Agrupación, elija meses, trimestres y años. Haga clic en Aceptar.
Ahora ha cambiado su informe de un informe diario a un informe mensual.
Los 10 mejores clientes
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Elimine los campos de fecha de la tabla dinámica arrastrándolos hacia la lista de campos. Tan pronto como el icono cambie a una X roja, puede soltar el botón del mouse para eliminar el campo.
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Arrastre el campo del cliente a la tabla dinámica para tener un informe de todos los clientes. Si está produciendo un informe para el vicepresidente, es posible que a él no le importe la lista completa de clientes. Es posible que desee ver los 10 o 5 clientes principales. Para comenzar, haga clic con el botón derecho en el campo de cliente gris. Elija Configuración de campo.
- En el cuadro de diálogo Configuración de campo, haga clic en Avanzado (¿cómo se suponía que alguien encontraría esto?).
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En el lado derecho del cuadro de diálogo Opciones avanzadas del campo de tabla dinámica se encuentra la función Top 10 Autoshow. Elija el botón de radio para Activado. Si lo desea, cambie para mostrar los 5 o 15 primeros.
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No lo mencioné en el programa, pero también puedes ordenar el resultado en este cuadro de diálogo. En el lado izquierdo, seleccione descendente y luego Suma de ingresos.
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Haga clic en Aceptar para cerrar este cuadro de diálogo. Haga clic en Aceptar nuevamente para cerrar el cuadro de diálogo Configuración de campo. El resultado es un informe de los principales clientes, de mayor a menor.
Usar Autoformato
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Si intenta formatear una tabla dinámica y luego la pivota, es posible que se pierda el formato. La barra de herramientas de la tabla dinámica ofrece un botón Autoformato especial. Elija este botón como se muestra
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Ahora tiene 22 formatos prediseñados para su informe. Utilice la barra de desplazamiento para verlos todos. Seleccione un formato interesante y elija Aceptar.
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El informe resultante se formatea y conservará el formato incluso después de pasar a un nuevo informe.
Resumen
Las tablas dinámicas son una característica muy poderosa de Excel. Para leer más sobre las tablas dinámicas, consulte el libro electrónico de análisis de datos de Guerilla.
