Una de las preguntas comunes en el tablero de mensajes es cómo usar la función SumIf con dos condiciones diferentes. Desafortunadamente, la respuesta es que SumIf no puede manejar dos condiciones diferentes.
Para hacer dos condiciones, debe usar una fórmula de matriz bastante complicada. El complemento del asistente de suma condicional le permite ingresar estas fórmulas complicadas con facilidad.
Aquí hay una hoja de cálculo de Excel con columnas para producto, representante de ventas y ventas. Los datos están en las celdas A2: C29.
Si desea sumar las ventas, funcionará una función simple SUM (). =SUM(C2:C29).
Muchos Excellers descubren la función SumIf. Con esta función, es bastante fácil calcular el total de ventas del producto ABC.=SUMIF(A2:A29,E2,C2:C29)
También es fácil calcular el total de ventas realizadas por el representante de ventas con Joe =SUMIF(B2:B29,E2,C2:C29).
Entonces supondría que es posible calcular las ventas totales del producto ABC fabricado por Joe. Sin embargo, no hay forma de hacer esto con la función SumIf. Resulta que necesitas usar una matriz bastante compleja o una fórmula CSE.
Seamos realistas: la fórmula Sum es Excel 101. La fórmula SumIf no se queda atrás en complejidad. Sin embargo, la fórmula de CSE para calcular el total de ventas ABC realizadas por Joe es suficiente para hacer que incluso mi cabeza dé vueltas.
La buena noticia: Microsoft ofrece el Asistente de suma condicional que permite que incluso un novato ingrese fórmulas condicionales complejas basadas en 1, 2 o más condiciones. El Asistente de suma condicional es un complemento. Para agregar esta funcionalidad a Excel, vaya al menú Herramientas y seleccione Complementos. En el cuadro de diálogo Complementos, seleccione la casilla de verificación junto al Asistente de suma condicional y elija Aceptar. Es posible que necesite su CD de instalación en este momento, porque Microsoft no incluye el asistente en la instalación predeterminada.
Una vez que el complemento se haya activado correctamente, habrá una opción Suma condicionada … cerca de la parte inferior del menú Herramientas.
Seleccione una sola celda en su conjunto de datos y elija Herramientas - Suma condicional. Suponiendo que sus datos estén bien formateados con una sola fila de encabezados, Excel adivinará correctamente el rango de sus datos. Elija Siguiente.
En el paso 2, seleccione la columna para sumar. En este caso, el asistente ya adivinó que desea sumar la primera (y única) columna numérica: Ventas. En el medio del cuadro de diálogo hay tres controles desplegables. Resulta que son correctos para la primera condición: el producto es igual a ABC, así que elija el botón Agregar condición.
Luego puede agregar su segunda condición. En este caso, desea especificar que el Representante de ventas es Joe. Elija la flecha para el primer menú desplegable. Excel ofrece una lista alfabética de los nombres de columna disponibles. Elija Representante de ventas.
El menú desplegable del centro es correcto, pero para completar aquí, puede ver que podría haber elegido igual, menor que, mayor que, menor o igual, mayor o igual o no igual.
En el tercer menú desplegable, seleccione Joe.
Elija el botón Agregar condición.
Ahora está listo para ir al paso 3. Presione el botón Siguiente.
En el paso 3, tiene dos opciones. En la primera opción, el asistente ingresará una fórmula única con los valores "ABC" y "Joe" codificados en la fórmula. Le dará la respuesta, pero no habrá oportunidad de cambiar fácilmente la fórmula. Con la segunda opción, Excel configurará una nueva celda con el valor "ABC" y una nueva celda con el valor "Joe". Una tercera celda contendrá la fórmula que hace una suma condicional basada en esos dos valores. Con esta opción, puede escribir nuevos valores en las celdas para ver el total de XYZ vendidos por Adam.
El asistente le preguntará dónde desea el valor de ABC. Seleccione una celda y elija Siguiente. Repita mientras el asistente le pide que seleccione una celda para Joe y la fórmula.
Cuando elija Finalizar en el último paso, Excel creará una versión ligeramente diferente (pero válida) de la fórmula CSE.
Esta fórmula calcula que Joe vendió $ 33,338 de ABC.
Si cambia la celda de entrada del producto de ABC a DEF, la fórmula se volverá a calcular para mostrar que Joe vendió $ 24,478 de DEF.
El Asistente de suma condicional pone fórmulas complejas al alcance de todos los propietarios de Excel.
Información Adicional:Si desea crear una tabla que muestre las ventas de cada producto por cada representante de ventas, hay algunos "cuidados y alimentación" especiales que necesitará conocer acerca de estas fórmulas. Escriba cada representante de ventas en la parte superior del rango. Escriba cada producto en la columna izquierda del rango. Edite la fórmula proporcionada por el asistente. En la imagen de abajo, la fórmula apunta al producto en la celda E6. Esta referencia realmente debe ser $ E6. Si deja la referencia como E6 y copia la fórmula en la columna G, la fórmula se vería en F6 en lugar de E6 y esto sería incorrecto. Agregar un signo de dólar antes de la E en E6 asegurará que la fórmula siempre vea el producto en la columna E. La fórmula también apunta a un representante de ventas en la celda F5. Esta referencia realmente debe ser de F $ 5. Si dejó la referencia como F5 y la copia a la fila 7,la referencia F5 cambiará a F6 y esto no es correcto. Agregar un signo de dólar antes del número de fila bloqueará el número de fila y la referencia siempre apuntará a la fila 5.
En el modo de edición (seleccione la celda y presione F2 para editar), escriba un $ antes de la E. Escriba un signo de dólar antes del 5 en F5. ¡No presione Enter todavía!
Esta fórmula es un tipo especial de fórmula. Si presiona Enter, obtendrá un 0, que no es correcto.
En lugar de escribir Enter, mantenga presionadas las teclas Ctrl y Shift mientras presiona Enter. Esta combinación mágica de C TRL + S hift + E nter es por eso que llaman estas fórmulas CSE.
Hay una última consideración antes de copiar la fórmula al resto de la tabla. Su inclinación podría ser copiar F6 y pegar en F6: G8. Si intenta esto, Excel le dará el desconcertante mensaje "No puede cambiar parte de una matriz". Excel se queja de que no puede pegar una fórmula CSE en un rango que contiene la fórmula CSE original.
Es fácil solucionar este problema. Copie F6. Pegar en F7: F8.
Copie F6: F8. Pegar en G6: G8. Tendrá una tabla de fórmulas CSE que muestra los totales basados en dos condiciones.
