Durante décadas, algunas personas han querido una mejor manera de tener varias personas en el mismo libro de trabajo al mismo tiempo. La antigua funcionalidad del Libro de trabajo compartido era incómoda. La gente recurría a que solo una persona tuviera acceso de escritura a la vez ", lo que llevó a que alguien abriera el archivo y luego se olvidara de cerrarlo antes de ir a almorzar dos horas y atar el archivo todo ese tiempo.
Después de que el producto de hoja de cálculo de Google comenzara a ofrecer la posibilidad de que varias personas editaran la misma hoja de trabajo, el equipo de Excel pasó más de dos años desarrollando una función que ellos denominan coautoría. La función se lanzó a los clientes de Office 365 en el verano de 2017.
La función funciona bien una vez que la configura. Pero es difícil averiguar todos los pasos para permitir que varias personas usen Excel en sus computadoras en lugar de que algunas personas usen Excel en línea.
Para comenzar, elija a una persona para que sea el propietario del libro de trabajo. Esta persona ya debería tener configurada una carpeta de One Drive For Business o SharePoint Online. El propietario del documento debe usar Archivo, Guardar como y elegir guardar el documento en OneDrive o SharePoint Online.
El propietario del libro de trabajo hace clic en el icono Compartir en la esquina superior derecha de Excel.
El panel Compartir le pide que invite a personas por dirección de correo electrónico.
Pero si miras la parte inferior del panel, puedes generar un enlace para compartir.
Genere un enlace para compartir donde cualquier persona que tenga el enlace pueda editar el libro.
Copie el enlace y envíelo a otros miembros de su equipo.
El siguiente paso es la parte molesta. Cuando sigan el enlace, serán llevados como invitados a Excel Online. Aparecerá la hoja de cálculo y podrán editarla en Excel Online. Hablé con personas de una empresa que se detuvieron en este momento. Una persona (el propietario del libro de trabajo) editaría en Excel y todos los demás quedarían atascados en Excel Online.
Precaución
Como se muestra a continuación, el botón "Editar en el navegador" es muy prominente y es donde probablemente haga clic. Desesperado, puede intentar hacer clic en Descargar, pero esto elimina la capacidad de ser coautor. No tan obvio en la esquina superior derecha es el botón Iniciar sesión.
Para que los otros coautores utilicen el libro de trabajo en la versión real de Excel que se ejecuta en una PC, primero deben iniciar sesión en Excel en línea. Utilice las credenciales que se muestran en Excel en Archivo, Cuenta.
Una vez que hayan iniciado sesión, aparecerá el menú desplegable Editar libro de trabajo. Abra el menú y elija Editar en Excel. Esta es la única forma de que todos sean coautores y usen el escritorio real de Excel en lugar de Excel Online.
Mientras usted y otros están trabajando en un documento, su celda activa se resaltará en verde. Las celdas activas para otros serán otros colores. Si desea saber quién está editando una celda, coloque el cursor sobre esa celda.
La co-autoría funcionará bien siempre que todos eviten editar la misma celda al mismo tiempo.
Cuando alguien (probablemente su gerente), se sumerge para editar una celda que ya está editando, entonces un confuso conjunto de reglas decide quién gana la edición. En lugar de lidiar con estas reglas, esté contento de que la coautoría funcione principalmente y haga que todos estén de acuerdo en no editar la misma celda al mismo tiempo.
La coautoría es una experiencia completamente nueva. Hay cosas buenas y cosas malas a las que debe acostumbrarse cuando es coautor.
