En el episodio de hoy, comparé cómo encontrar o eliminar duplicados. Excel 2007 ofrece nuevas formas interesantes de hacer esto. Los primeros 3 consejos funcionan en cualquier versión de Excel. Los últimos 2 métodos funcionan solo en Excel 2007.
Método 1:
Utilice la opción única en el filtro avanzado
- A la derecha de sus datos, copie el encabezado de la columna donde desea encontrar valores únicos.
- Seleccione una celda en su conjunto de datos.
- En Excel 97-2003, elija Datos - Filtro - Filtro avanzado. En Excel 2007, elija el icono Avanzado del grupo Ordenar y filtrar de la cinta de Datos.
- Elija Copiar a otra ubicación
- En el cuadro Copiar a, especifique la copia de su título. En la figura, esta es la celda D1
- Haga clic en la casilla de Solo registros únicos
- Haga clic en Aceptar
Excel le proporcionará una lista única de clientes en la columna D.
Método 2:
Utilice una fórmula para determinar si este registro es único
La función CONTAR.SI puede contar cuántos registros por encima del registro actual coinciden con el registro actual. El truco para que esto funcione es usar un solo signo de dólar en la referencia. Si ingresa una fórmula en C2 y hace referencia a A $ 1: A1, esto significa: "Comience desde la referencia absoluta de A1 y baje hasta el registro sobre el registro actual". Cuando copie esta fórmula, el primer A $ 1 permanecerá igual. El segundo A1 cambiará. En la fila 17, la fórmula en C2 leerá: =COUNTIF(A$1:A16,A17)=0.
Una vez que haya ingresado la fórmula en C2 y la haya copiado en todas las filas, debe copiar C2: C15 y luego usar Editar - Pegar valores especiales para convertir las fórmulas en valores. Ahora puede ordenar de forma descendente por columna C y los valores únicos estarán en la parte superior de la lista.
Método 3:
Utilice una tabla dinámica para obtener clientes únicos
Una tabla dinámica es excelente para encontrar valores únicos. Esta es la forma más rápida en Excel 2000-2003.
- Seleccione una celda en su conjunto de datos.
- Elija Datos - Informe de tabla dinámica y gráfico dinámico.
- Haga clic en Finalizar.
- En la Lista de campos de la tabla dinámica, haga clic en el campo Cliente. Haga clic en el botón Agregar a.
Excel le mostrará una lista única de clientes.
Método 4:
Nuevo en Excel 2007: use formato condicional para marcar duplicados
Excel 2007 ofrece nuevos métodos para encontrar duplicados. Seleccione la gama de clientes. En la cinta Inicio, elija Formato condicional - Resaltar reglas de celdas - Valores duplicados y haga clic en Aceptar.
Si un nombre se encuentra dos veces, Excel resaltará ambas apariciones del nombre. A continuación, querrá ordenar todas las celdas resaltadas en la parte superior.
- Haga clic en cualquier campo de la columna del cliente. Haga clic en el botón AZ en la cinta de datos.
- Busque una celda que tenga el resaltado rojo. Haz clic derecho en la celda. Elija Ordenar: coloque el color de celda seleccionado en la parte superior.
Método 5:
Nuevo en Excel 2007: use el icono Eliminar duplicados
¡Advertencia!
¡Este método es muy destructivo! ¡Haga una copia de su conjunto de datos antes de hacer esto!
- Copie su rango de datos en una sección en blanco de la hoja de trabajo
- Seleccione una celda en su conjunto de datos.
- En la cinta de Datos, elija Eliminar duplicados.
- El cuadro de diálogo Eliminar duplicados le dará una lista de columnas. Elija las columnas que se deben considerar. Por ejemplo, si necesita eliminar registros en los que tanto el cliente como la factura eran idénticos, marque la casilla de ambos campos.
En este caso, está intentando obtener una lista única de clientes, así que elija solo el campo Cliente.
- Haga clic en Aceptar.
Excel eliminará registros de su conjunto de datos. Informará que se eliminaron n duplicados y quedan nn registros.
Como puede ver, existen muchos métodos para tratar los duplicados. Excel 2007 agrega dos nuevas herramientas a su arsenal.
En mi experiencia, los auditores con frecuencia intentan localizar duplicados para detectar si un informe ha sido exagerado. Cuando escribí Excel para auditores , cubrí tanto Excel 2003 como Excel 2007.
