Cómo utilizar el formato condicional con la función LEN para resaltar texto que es demasiado largo.
¿Alguna vez ha tenido que comprobar que determinadas líneas de texto no sean demasiado largas?
Por ejemplo, ¿quizás necesite verificar los valores que se están importando a una base de datos o sitio web que solo permite una cierta cantidad de caracteres por campo?
En un caso como este, ¿cuál es una buena forma de usar Excel para marcar valores que deben acortarse?
Un enfoque que me gusta es usar formato condicional con funciones simples.
Vamos a ver.
Aquí hay una lista de más de 300 títulos latinos que generé en el sitio web de lorem ipsum. Digamos que necesitamos verificar cada título para asegurarnos de que no tenga más de 70 caracteres.
Para empezar, usemos la función de Excel llamada LEN para calcular la longitud de cada título.
La función LEN solo toma un argumento, el texto a evaluar, por lo que solo necesitamos ingresar una referencia a la celda C5 y hacer doble clic en el controlador de relleno para copiar la fórmula en la tabla.
Ahora podemos usar un filtro de datos para mostrar solo valores con una longitud mayor a 70. Esto funciona bien, e incluso podemos copiar esta lista y enviársela a otra persona, lo cual es útil.
Pero veamos otra forma de marcar títulos, esta vez con formato condicional.
Primero, eliminaremos el filtro de la lista y seleccionaremos todas las filas de datos en la tabla. Luego agregamos una regla de formato condicional para resaltar cualquier fila con un título que tenga más de 70 caracteres. Para hacer esto, necesitamos usar una fórmula para activar la regla.
La fórmula es simple, simplemente "= D5> 70". Sin embargo, debido a que esta misma fórmula se evaluará para todas las celdas de la tabla, necesitamos bloquear la referencia de la columna para que solo las celdas de la columna D se comparen con 70. Para ello, agregamos un signo de dólar antes de la "D".
Para el formato, usemos un relleno naranja.
De vuelta en nuestra tabla, las filas que son demasiado largas están resaltadas.
Agreguemos un refinamiento más a nuestro modelo. Expongamos el valor que estamos verificando como una entrada del usuario y modifiquemos la regla de formato condicional para usar esta entrada en lugar de un valor codificado.
Primero nombremos la celda de entrada max_length y le damos un relleno naranja.
A continuación, editaremos la regla de formato condicional para usar el rango con nombre "longitud_máx" en lugar del valor 70.
Después de actualizar la regla, podemos establecer la longitud máxima a lo que queramos y nuestra tabla responde en consecuencia.
Si bien este es un ejemplo simple, espero que pueda ver el poder de usar fórmulas simples con entradas expuestas para crear herramientas útiles y flexibles en Excel.
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