Tutorial de Excel: cómo probar el formato condicional con fórmula ficticia

En este video, le mostraré cómo probar rápidamente sus reglas de formato condicional con fórmulas ficticias.

Cuando aplica formato condicional con fórmulas, puede ser difícil hacer que las fórmulas funcionen correctamente, porque no puede ver qué sucede con la fórmula cuando se aplica la regla.

Puede pensar en el formato condicional como una "superposición" de fórmulas invisibles que se encuentran en la parte superior de las celdas.

Cuando una fórmula en la superposición devuelve VERDADERO para una celda determinada, se aplica el formato.

Las fórmulas que no devuelven VERDADERO (o el equivalente) no hacen nada.

El problema es que no puede ver que esto suceda, por lo que debe usar prueba y error, lo que puede ser frustrante y llevar mucho tiempo.

Una buena forma de acelerar las cosas es usar lo que yo llamo "fórmulas ficticias".

Las fórmulas ficticias le permiten visualizar cómo se comportarán las fórmulas antes de crear una regla.

Permítanme ilustrar con un ejemplo muy simple. Digamos que queremos resaltar valores superiores a 100 en este conjunto de datos.

Para empezar, elegiré un área al lado, alineada con las filas.

A continuación, escribiré la primera fórmula, relativa a la celda superior izquierda de los datos.

En este caso, eso es B4, entonces la fórmula es

= B4> 100

Ahora copiaré la fórmula de un lado a otro.

Observe que obtenemos un resultado VERDADERO o FALSO en cada celda. Si verificamos algunas referencias, puede ver que cada fórmula está evaluando una celda en los datos, en relación con B4.

Ahora imagine que estos resultados se trasponen directamente a los datos. Cuando vea un valor VERDADERO, se aplicará formato.

Donde ves FALSO, no pasa nada.

Esta fórmula ficticia se ve bien, así que probémosla en una regla de formato condicional.

Primero, copio la primera fórmula ficticia. Luego selecciono los datos y creo una nueva regla.

En el área de fórmulas, simplemente pego la fórmula. Luego configuro el formato y guardo la regla.

Ahora se resaltan todos los valores superiores a 100, exactamente como lo predicen las fórmulas ficticias.

Probemos la misma idea con una fórmula más complicada. Resaltemos las filas de esta tabla con una prioridad de "A".

Como antes, el primer paso es averiguar dónde colocar las fórmulas ficticias. Tenemos mucho espacio a la derecha, así que empezaré en la celda G5.

Como queremos resaltar las tareas con una prioridad de "A", intentemos

= B5 = "A"

Cuando copio las fórmulas, puede ver que esto no funcionará.

Los resultados VERDADEROS nos muestran que solo se resaltarán los valores en la columna B. Queremos resaltar filas enteras, por lo que necesito ajustar la fórmula para bloquear la referencia de la columna agregando un signo de dólar:

= $ B5 = "A"

Ahora funcionan las fórmulas ficticias. Obtenemos una fila completa TRUE cuando la prioridad es "A".

Probemos la fórmula en una nueva regla, siguiendo el mismo proceso que antes.

Cuando configuro el formato y guardo, la nueva regla funciona perfectamente la primera vez.

La próxima vez que necesite aplicar formato condicional con una fórmula desafiante, configure fórmulas ficticias junto a los datos y modifique las fórmulas hasta obtener los resultados que necesita.

Al trabajar directamente en la hoja de trabajo, tiene acceso completo a todas las herramientas de fórmulas de Excel y puede solucionar problemas y ajustar fácilmente la fórmula hasta que funcione perfectamente.