Ordenar subtotales de Excel - Consejos de Excel

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Gracias a Derek Fraley de Springfield MO por este consejo.

Este consejo es de mi amigo Derek Fraley en Springfield, Missouri. Estaba haciendo un seminario en Springfield y estaba mostrando mis trucos de subtotales favoritos.

Para aquellos de ustedes que nunca han usado subtotales, aquí se explica cómo configurarlos.

Empiece por asegurarse de que sus datos estén ordenados. Los datos a continuación están ordenados por clientes en la columna C.

Conjunto de datos de muestra

En la pestaña Datos, elija Subtotales. El cuadro de diálogo Subtotal siempre quiere subtotalizar por la columna más a la izquierda. Abra el menú desplegable En cada cambio en y elija Cliente. Asegúrese de que el cuadro Usar función esté configurado en Suma. Elija todos los campos numéricos.

Opciones de subtotal

Cuando hace clic en Aceptar, Excel inserta un subtotal debajo de cada grupo de clientes. Pero, lo que es más importante, agrega botones de Grupo y Esquema a la izquierda de la columna A.

Botones de grupo y esquema de subtotal

Cuando hace clic en el botón Grupo y esquema n. ° 2, las filas de detalles se ocultan y solo quedan las filas de subtotales y el total general. Este es un hermoso resumen de un conjunto de datos detallado. Por supuesto, en este punto, los clientes aparecen en secuencia alfabética. Derek de Springfield me mostró que cuando los datos se contraen en la vista n. ° 2, puede ordenarlos por cualquier columna. En la siguiente figura, se selecciona una celda de la columna Ingresos y está a punto de hacer clic en el botón de ordenación ZA.

Haga clic en el botón Grupo y esquema n. ° 2

El cliente principal, Wag More Dog Store, aparece en la parte superior del conjunto de datos. Pero no llega a la fila 2. Detrás de las filas ocultas, Excel en realidad ordenó una gran cantidad de registros. Todas las filas de detalles de Wag More se movieron junto con la fila de subtotal.

Ordenar ZA

Si regresa a la vista # 3, verá los registros detallados que aparecieron. Excel no ordenó los registros detallados, pero los incorporó en su secuencia original.

Registros detallados con vista n. ° 3

Para mí, esto es asombroso en dos frentes. Primero, me sorprende que Excel maneje esto correctamente. En segundo lugar, es sorprendente que alguien haya intentado esto alguna vez. ¿Quién hubiera pensado que Excel manejaría esto correctamente? Claramente, Derek de Springfield.