En el episodio de hoy, hablé sobre una aplicación simple de libro de calificaciones en Excel. Aunque el concepto es simple, hay varias fórmulas en el libro de calificaciones que pueden hacerle tropezar. El libro de calificaciones se ve así:
Encabezados verticales
Los títulos de la fila 2 se ponen de lado usando Formato - Celdas - Alineación. En la pestaña Alineación, cambie la orientación a 90 grados.
Puntos Posibles Fila
Es importante tener una fila en la hoja de cálculo que enumere el total de puntos posibles para cada tarea. No complete los puntos posibles para una tarea hasta que haya ingresado las calificaciones para esa tarea. En la primera figura anterior, los puntos posibles están en la fila 17.
Fórmulas totales en la columna H
Ingrese una función = SUMA en H4 para sumar los puntajes del primer estudiante. Copie esta fórmula en la columna H para cada estudiante y para la línea de puntos posibles. Excel cambia automáticamente las referencias relativas en la fórmula para apuntar a la siguiente fila, etc.
Difícil: fórmulas promedio en la columna I
La fórmula para I4 puede parecer simple. Puede intentar ingresar =H4/H17, pero esto causará un problema.
Cuando copia esta fórmula en algunas filas, deja de funcionar. Aquí, en la fila 6, la fórmula cambió a =H6/H19. Es correcto que Excel cambió H4 a H6, pero desea que Excel siempre apunte absolutamente a H17 como el divisor en el cálculo.
Regrese y edite la fórmula en I4. Puede seleccionar I4 y presionar F2, o simplemente hacer doble clic en I4.
Cuando el punto de inserción esté justo después de H17, presione la tecla F4. Excel inserta signos de dólar para cambiar H17 a $ H $ 17.
El signo de dólar antes de la H dice que no importa en qué dirección copie la fórmula, siempre desea apuntar a la columna H.
El signo de dólar antes del 17 dice que no importa en qué dirección copie la fórmula, siempre desea apuntar a la fila 17.
A esto se le llama referencia absoluta.
Cuando copia esta fórmula a todos los estudiantes, Excel siempre divide correctamente por el total de puntos posibles en la fila 17.
Conversión de porcentajes a calificaciones en letras
Utilizará la función BUSCARV para convertir los porcentajes en una calificación en letras. Hay dos formas de usar la función BUSCARV, y el 90% del tiempo en este sitio, utilizo la versión en la que Excel tiene que encontrar una coincidencia exacta en la tabla de búsqueda. Esta versión, sin embargo, usa la versión de BUSCARV donde la tabla contiene rangos de datos.
En esta versión, la tabla de búsqueda debe ordenarse de menor a mayor. Como puede ver a continuación, esto requiere que tome la escala de calificaciones de su escuela y le dé la vuelta. En la siguiente tabla, la fila 4 indica que cualquier puntaje por encima de 0 recibirá una F. La fila 5 se hace cargo y dice que cualquier puntaje por encima del 65% recibirá una D. En la fila 6, cualquier puntaje del 69% o más es una D + . La idea básica es que Excel encontrará el número que sea igual o menor que la puntuación del estudiante.
- Para construir VLOOKUP en J4, comience con
=VLOOKUP( - El primer argumento es la puntuación del estudiante en
I4. - El siguiente argumento es el rango con su tabla de búsqueda. En este ejemplo, la tabla está en
L4:M12. - Desea que la fórmula apunte siempre a este mismo rango, así que presione la tecla F4 para cambiarlo a
$L$4:$M$12. - El argumento final es el número de columna de su tabla con la calificación en letra. En este ejemplo, es un
2. - La fórmula es
=VLOOKUP(I4,$L$4:$M$12,2).
- Copie la fórmula para todos los estudiantes.
La versión que utilicé en el programa es pequeña, con pocos estudiantes y pocas asignaciones. Puede descargar esta versión más pequeña para ver cómo funcionan las fórmulas. Haga clic con el botón derecho en CFHGrades.zip .
